Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI: Ablauf und Abrechnung

Das Wichtigste in Kürze

• Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI sind ein eigenes Angebot im Rahmen der häuslichen Pflege. Sie sind nicht mit einem regulären Pflegeeinsatz oder einer allgemeinen Pflegeberatung gleichzusetzen.
• Ob ein Besuch erforderlich ist und in welchem Turnus er erfolgen muss, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Prüfe die jeweils aktuelle Regelung und die individuelle Situation.
• Für die Durchführung braucht Dein Dienst einen nachvollziehbaren Ablauf: Anfrage und Anspruch klären, Termin vereinbaren, Beratung durchführen, Ergebnis dokumentieren und Rückmeldung beziehungsweise Abrechnung veranlassen.
• Die Abrechnung richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und den einschlägigen Vereinbarungen. Konkrete Verfahren und Voraussetzungen solltest Du mit der Pflegekasse beziehungsweise anhand der Primärdokumente prüfen.
• Wirtschaftlich ist das Angebot nur, wenn Personalaufwand, Wegezeiten, Dokumentation und Abrechnung zusammen betrachtet werden.

Was ist ein Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI?

Die Vorschrift regelt Beratungsbesuche im Zusammenhang mit Pflegegeld und häuslicher Pflege. Der Besuch soll die Pflegesituation unterstützen und dazu beitragen, dass die Versorgung zu Hause fachlich angemessen organisiert bleibt. Er ist damit nicht einfach ein zusätzlicher, frei gestaltbarer Hausbesuch.

Für Deinen Dienst ist die Abgrenzung wichtig: Ein Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI hat einen eigenen gesetzlichen Rahmen. Er ist weder automatisch Teil eines Pflegevertrags über körperbezogene Pflege noch dasselbe wie eine umfassende Pflegeberatung zu sämtlichen Leistungsansprüchen. Welche Personen den Besuch durchführen dürfen, welche Anforderungen an den Inhalt gelten und welche Nachweise erforderlich sind, musst Du anhand der aktuellen gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben klären.

Die konkrete Verpflichtung und der vorgesehene Turnus hängen von den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Verlass Dich bei der Aufnahme nicht allein auf ältere Formulare oder eine mündliche Auskunft. Prüfe die aktuelle Fassung des § 37 SGB XI und die Informationen der zuständigen Pflegekasse.

Für wen kommt das Angebot infrage?

Im Mittelpunkt stehen Pflegebedürftige, die Pflegegeld beziehen und zu Hause versorgt werden. Ob im konkreten Fall ein Beratungsbesuch verpflichtend ist, freiwillig in Anspruch genommen werden kann oder andere Bedingungen gelten, richtet sich nach der jeweils geltenden gesetzlichen Regelung und der individuellen Leistungssituation.

Bei einer Anfrage sollte die Verwaltung deshalb nicht pauschal einen Termin bestätigen, ohne die Voraussetzungen zu prüfen. Sinnvoll ist ein kurzer Aufnahmeprozess:

• Wer fragt an: die pflegebedürftige Person, eine bevollmächtigte Person oder eine andere Kontaktperson?
• Welche Leistung wird bezogen und in welcher häuslichen Versorgungssituation findet der Besuch statt?
• Liegen Angaben vor, anhand derer sich Anspruch und erforderlicher Turnus prüfen lassen?
• Gibt es bereits einen vereinbarten Termin oder einen Nachweis über einen früheren Besuch?
• Welche Pflegekasse ist zuständig und welche Abrechnungs- beziehungsweise Übermittlungswege sind dort vorgesehen?

Wenn Angaben fehlen oder unklar sind, kläre den Sachverhalt vor der Durchführung mit der pflegebedürftigen Person und, soweit erforderlich, mit der Pflegekasse. Bei rechtlichen Zweifeln ist eine zuständige Beratungs- oder Rechtsstelle einzubeziehen.

Beratungsbesuch, Pflegeeinsatz und Pflegeberatung abgrenzen

Die klare Zuordnung schützt vor falschen Erwartungen und Abrechnungsfehlern. Ein Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI ist an seinen gesetzlichen Zweck und seine Voraussetzungen gebunden. Ein regulärer Pflegeeinsatz dient dagegen der vereinbarten pflegerischen Versorgung. Eine Pflegeberatung kann wiederum einen anderen Leistungsrahmen und andere Zuständigkeiten haben.

Angebot	Worauf Du bei der Einordnung achtest
Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI	Gesetzliche Voraussetzungen, zulässige Durchführung, erforderlicher Inhalt und Nachweis prüfen
Regulärer Pflegeeinsatz	Pflegevertrag, vereinbarte Leistungen, individuelle Planung und einschlägige Vergütungsregelungen beachten
Pflegeberatung	Zuständigkeit und Rechtsgrundlage des konkreten Beratungsangebots klären

Die Tabelle ist eine Orientierung, keine abschließende rechtliche Abgrenzung. Insbesondere Leistungsansprüche und Abrechnung können von Vereinbarungen und der konkreten Situation abhängen. Vermische die Dokumentation daher nicht: Der Besuch muss als das erfasst werden, was tatsächlich stattgefunden hat.

So organisierst Du Durchführung und Dokumentation

1. Anfrage und Voraussetzungen prüfen

Lege fest, welche Angaben Dein Team vor einer Terminvergabe benötigt. Dazu gehören Informationen zur Leistungssituation, zur zuständigen Pflegekasse und zu einem möglichen vorherigen Besuch. Die Mitarbeitenden sollten wissen, wann sie selbst weiterarbeiten können und wann sie Rücksprache mit der PDL oder Verwaltung halten müssen.

2. Zuständigkeit und Termin klären

Ordne die Durchführung einer qualifizierten Person zu, die mit Zweck und Grenzen des Beratungsbesuchs vertraut ist. Plane ausreichend Zeit für das Gespräch, die Dokumentation und die anschließenden Verwaltungsschritte ein. Wegezeiten gehören in die Einsatzplanung, auch wenn sie nicht zwingend als eigener Abrechnungsposten angesetzt werden können.

3. Gespräch bedarfsgerecht führen

Der Besuch soll die häusliche Pflegesituation in den Blick nehmen. Die durchführende Person sollte nachvollziehbar erfassen, welche Unterstützung vorhanden ist, wo Fragen oder Belastungen bestehen und ob weiterer Klärungsbedarf erkennbar wird. Sie gibt keine ärztliche Anordnung und ersetzt keine individuelle pflegefachliche Behandlungsplanung.

Was Mitarbeitende fachlich empfehlen oder übernehmen dürfen, richtet sich nach Qualifikation, Zuständigkeit, ärztlicher Anordnung, Delegation und den Standards des Dienstes. Bei Hinweisen auf einen dringenden medizinischen oder pflegerischen Klärungsbedarf gelten die internen Verfahrensanweisungen und die dafür vorgesehenen Wege.

4. Ergebnis und nächste Schritte festhalten

Dokumentiere sachlich, dass der Besuch stattgefunden hat, welche Themen angesprochen wurden und welche nächsten Schritte vereinbart oder empfohlen wurden. Halte nur Informationen fest, die für den Zweck erforderlich sind, und beachte die Datenschutz- und Dokumentationsregeln des Dienstes. Welche Formulare, Unterschriften oder Übermittlungsnachweise erforderlich sind, ist in den Primärdokumenten und den Vorgaben der Pflegekasse zu prüfen.

5. Rückmeldung und Abrechnung veranlassen

Kläre vor dem Start des Angebots, wie das Ergebnis an die zuständige Stelle gelangt und wie die Abrechnung einzureichen ist. Zuständigkeit, Formular, Übermittlungsweg und erforderliche Angaben dürfen nicht aus einem alten Prozess übernommen werden, ohne ihre Aktualität zu prüfen. Pflegekassen können hierfür verbindliche Vorgaben machen; zusätzlich sind einschlägige Vereinbarungen zu beachten.

Abrechnung: Was die Leitung vorab klären sollte

Die gesetzliche Regelung bildet den Rahmen, aber sie beantwortet nicht automatisch jede praktische Abrechnungsfrage. Vor der Aufnahme des Angebots sollte die Geschäftsführung oder PDL klären:

• Welche Pflegekassen und Versorgungsgebiete will der Dienst bedienen?
• Welche Vereinbarungen oder Zulassungsvoraussetzungen gelten für die Durchführung und Abrechnung?
• Welche Nachweise sind einzureichen und über welchen Weg?
• Wie wird mit unvollständigen Angaben, Terminabsagen oder nicht zustande gekommenen Besuchen umgegangen?
• Wie werden Rückfragen, Korrekturen und abgelehnte Abrechnungen bearbeitet?
• Wer prüft regelmäßig, ob Formulare und interne Arbeitsschritte noch aktuell sind?

Trenne dabei sichtbar zwischen gesetzlicher Vorgabe, Vereinbarung mit dem Kostenträger und interner Regelung. Eine interne Checkliste kann den Ablauf vereinheitlichen, ersetzt aber keine vertragliche oder gesetzliche Grundlage. Bei Unklarheiten zur konkreten Vergütung oder Abrechnungsfähigkeit ist die Pflegekasse beziehungsweise eine zuständige fachkundige Stelle einzubeziehen.

Wirtschaftlichkeit des Leistungsangebots

Ein Beratungsbesuch kann für den Dienst ein ergänzendes Angebot sein. Seine Wirtschaftlichkeit ergibt sich aber nicht allein aus der möglichen Vergütung. Berücksichtige in Deiner Kalkulation die gesamte Arbeitszeit: Anfragebearbeitung, Anspruchsprüfung, Terminabstimmung, Fahrt, Gespräch, Dokumentation, Übermittlung und gegebenenfalls Nachbearbeitung.

Plane außerdem ein, dass einzelne Fälle mehr Klärungsaufwand verursachen können als andere. Wenn Mitarbeitende häufig Angaben nachfordern oder Abrechnungen wegen fehlender Nachweise zurückkommen, sinkt die Produktivität. Ein standardisierter Aufnahmebogen, klare Zuständigkeiten und eine regelmäßige Stichprobenkontrolle können solche Reibungsverluste sichtbar machen.

Bevor Du das Angebot ausweitest, prüfe, ob Personal und Tourenplanung es verlässlich abdecken können. Definiere, wer die fachliche Durchführung verantwortet, wer die Abrechnung bearbeitet und wie die Leitung Änderungen bei gesetzlichen oder vertraglichen Anforderungen in den Ablauf überführt. Bei unterschiedlichen Landes- oder Kostenträgerbedingungen sollte der Prozess so gestaltet sein, dass Abweichungen kenntlich bleiben.

Typische Fehler und Missverständnisse

• Jeder Hausbesuch wird als Beratungsbesuch verbucht. Entscheidend ist der gesetzliche Zweck und ob die Voraussetzungen erfüllt sind.
• Der Turnus wird aus einer alten Übersicht übernommen. Prüfe die aktuell geltende Vorschrift und den Einzelfall.
• Beratung und Pflegeleistung werden vermischt. Dokumentation und Abrechnung müssen zur tatsächlich erbrachten Leistung passen.
• Eine allgemeine interne Checkliste gilt als ausreichende Rechtsgrundlage. Sie organisiert den Prozess, ersetzt aber weder Gesetz noch Vereinbarung mit dem Kostenträger.
• Die Vergütung wird ohne Prüfung einkalkuliert. Kläre Abrechnungsbedingungen, Nachweise und Zuständigkeiten vor dem Start.
• Die Dokumentation bleibt zu knapp oder unklar. Ein nachvollziehbarer Nachweis hilft dem Team und unterstützt die Bearbeitung von Rückfragen.

Was bedeutet das für die Praxis?

Für Geschäftsführung und PDL ist der Beratungsbesuch nicht nur ein Termin im Tourenplan, sondern ein kleiner, klar abzugrenzender Prozess. Richte ihn so ein, dass fachliche Durchführung und administrative Abwicklung ineinandergreifen.

1. Prüfe die aktuelle Fassung von § 37 SGB XI sowie die einschlägigen Hinweise und Vereinbarungen.
2. Erstelle eine kurze interne Verfahrensanweisung mit Aufnahme, Zuständigkeit, Dokumentation und Abrechnung.
3. Lege fest, welche Qualifikation und Einweisung für die durchführenden Beschäftigten erforderlich ist.
4. Verwende aktuelle Formulare und kläre mit den Pflegekassen die vorgesehenen Übermittlungswege.
5. Erfasse Aufwand, Rückfragen und Abrechnungskorrekturen, um die Wirtschaftlichkeit realistisch zu bewerten.
6. Überprüfe den Ablauf regelmäßig und passe ihn an, wenn sich gesetzliche oder vertragliche Grundlagen ändern.

Häufige Fragen

Muss jeder ambulante Pflegedienst Beratungsbesuche anbieten?

Die Vorschrift regelt Beratungsbesuche im Zusammenhang mit Pflegegeld, begründet aber nicht automatisch eine Pflicht für jeden Pflegedienst, dieses Angebot aufzunehmen. Ob und unter welchen Bedingungen Dein Dienst die Besuche durchführen und abrechnen kann, musst Du anhand der geltenden Anforderungen und Vereinbarungen prüfen.

Welche Dokumentation ist vorgeschrieben?

Die erforderlichen Angaben und Nachweise ergeben sich aus der aktuellen Rechtsgrundlage und den einschlägigen Vorgaben der Pflegekasse. Prüfe die gültigen Formulare und Übermittlungswege, statt dich auf ältere Unterlagen zu verlassen.

Können Beratungsbesuche mit anderen Leistungen kombiniert werden?

Ein Termin kann organisatorisch mit weiteren Anliegen verbunden sein. Für Dokumentation und Abrechnung müssen die Leistungen jedoch korrekt voneinander abgegrenzt bleiben. Prüfe im Einzelfall, welche Bedingungen und Vereinbarungen gelten.

Was tun, wenn die Pflegekasse die Abrechnung zurückweist?

Prüfe zunächst den Rückweisungsgrund, die eingereichten Nachweise und die einschlägige Vereinbarung. Bei Zweifeln zur Auslegung wende Dich an die Pflegekasse oder eine zuständige fachkundige Stelle.

Rechtsstand und Quellen

Rechtsstand: Oktober 2026 – vor Anwendung gegen die verlinkte Primärquelle prüfen. Maßgeblich sind § 37 SGB XI in der aktuellen Fassung sowie die jeweils einschlägigen Vorgaben und Vereinbarungen mit den Pflegekassen; Landes- und Vertragsbedingungen können abweichen. Für den Einzelfall sind die Primärdokumente und die zuständige Pflegekasse zu prüfen.