KIM in der Pflege: sicher kommunizieren über die TI

Das Wichtigste in Kürze

• KIM bedeutet „Kommunikation im Medizinwesen“ und ermöglicht den Austausch von Nachrichten über die Telematikinfrastruktur (TI).
• Der Dienst ist für die Kommunikation zwischen angeschlossenen Akteuren im Gesundheitswesen gedacht. Ein erreichbarer Kommunikationspartner braucht eine passende KIM-Adresse.
• KIM ersetzt nicht automatisch Telefon, interne Dokumentation oder andere Kommunikationswege. Für jeden Vorgang braucht Dein Dienst klare Abläufe.
• Vor einer Einführung solltest Du technische Voraussetzungen, Zuständigkeiten, Datenschutz und die Erreichbarkeit wichtiger Partner prüfen.

Was ist KIM in der Pflege?

KIM ist ein E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur. Die TI verbindet Akteure des Gesundheitswesens für digitale Anwendungen und den Austausch von Informationen. KIM stellt dafür einen Kommunikationsweg bereit, über den angeschlossene Einrichtungen und Berufsgruppen Nachrichten austauschen können.

Für ambulante Pflegedienste ist KIM damit nicht einfach ein weiteres privates oder allgemeines E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass die beteiligten Kommunikationspartner ebenfalls über KIM erreichbar sind und der Austausch in den jeweiligen Arbeitsablauf passt. Welche Funktionen und technischen Möglichkeiten verfügbar sind, solltest Du anhand der aktuellen Informationen der gematik und der Unterlagen zu Deiner TI-Anbindung prüfen.

KIM ist außerdem nicht gleichbedeutend mit der elektronischen Patientenakte. Die beiden Anwendungen dienen unterschiedlichen Zwecken. KIM ist auf den Austausch von Nachrichten ausgerichtet; die elektronische Patientenakte ist ein eigener digitaler Anwendungsbereich. Lege deshalb fest, welche Informationen Dein Dienst über welchen Weg bearbeitet und dokumentiert.

Wofür kann ein Pflegedienst KIM nutzen?

KIM kann die Kommunikation mit anderen an die TI angeschlossenen Akteuren unterstützen. Für einen ambulanten Dienst kommen beispielsweise Nachrichten an erreichbare Arztpraxen, Apotheken, Krankenhäuser oder andere Pflegedienste infrage. Ob ein konkreter Partner KIM nutzt und ob sich ein bestimmter Vorgang dafür eignet, muss der Dienst im jeweiligen Versorgungs- und Organisationskontext klären.

Mögliche Anwendungsfälle solltest Du nicht allein danach auswählen, ob eine Nachricht technisch versendet werden kann. Prüfe auch, ob der Empfänger den vorgesehenen Kommunikationsweg akzeptiert, wer die Nachricht bearbeitet und wie der Vorgang in der Pflegedokumentation oder im Verwaltungsablauf nachvollziehbar bleibt.

Eine einfache Zuordnung kann bei der Planung helfen:

Frage	Was Du klären solltest
Wer soll erreichbar sein?	Welche externen Partner haben eine KIM-Adresse und nutzen KIM für den betreffenden Austausch?
Wer bearbeitet eingehende Nachrichten?	Welche Rolle oder Person prüft das Postfach, sortiert Nachrichten und leitet sie weiter?
Was wird dokumentiert?	Wo hältst Du relevante Kommunikation und daraus folgende Arbeitsschritte nachvollziehbar fest?
Was passiert bei Nichterreichbarkeit?	Welcher alternative Kontaktweg gilt, wenn ein Partner nicht über KIM erreichbar ist oder eine Nachricht nicht rechtzeitig bearbeitet werden kann?

Voraussetzungen und Auswahlkriterien

Für die Nutzung braucht Dein Pflegedienst eine passende Anbindung an die TI und eine technische Möglichkeit, KIM zu verwenden. Die konkreten Voraussetzungen hängen von der eingesetzten TI-Lösung und den aktuellen Vorgaben ab. Kläre technische Details deshalb mit den zuständigen Anbietern und prüfe sie anhand der Primärinformationen der gematik. Produkt- und Preisvergleiche sind nicht Gegenstand dieses Überblicks.

Bei der Auswahl und Planung sind vor allem diese Punkte relevant:

• Anbindung: Ist die TI-Anbindung des Dienstes eingerichtet und kann KIM in der vorgesehenen Umgebung genutzt werden?
• Kommunikationspartner: Welche wichtigen Partner sind tatsächlich über KIM erreichbar? Eine KIM-Adresse allein beantwortet noch nicht, ob ein konkreter Prozess darüber abgewickelt werden kann.
• Arbeitsplätze und Zugriff: Von welchen Arbeitsplätzen oder Rollen aus soll das Postfach bearbeitet werden? Kläre Zugriffsrechte und Vertretungen nach den internen Datenschutz- und Sicherheitsregeln.
• Organisation: Wer prüft eingehende Nachrichten, wie werden Aufgaben verteilt und wie wird mit Abwesenheiten umgegangen?
• Dokumentation: Welche Inhalte müssen in der Pflegedokumentation, im Verwaltungsprozess oder an anderer Stelle festgehalten werden? KIM selbst ersetzt nicht die Dokumentationsregeln des Dienstes.
• Störungen und Alternativen: Lege fest, wie dringende Anliegen bei technischen Problemen oder fehlender Erreichbarkeit weiterbearbeitet werden. KIM sollte nicht ohne Prüfung als einziger Kontaktweg für zeitkritische Vorgänge vorgesehen werden.
• Schulung: Beschäftigte brauchen klare Anweisungen zu Zuständigkeiten, Umgang mit Nachrichten und internen Eskalationswegen. Die Schulung sollte zu den tatsächlichen Abläufen des Dienstes passen.

KIM einführen: vom Bedarf zum geregelten Ablauf

Starte mit einer Bestandsaufnahme statt mit der Technik. Sammle wiederkehrende externe Kommunikationsvorgänge und ordne sie danach, wer beteiligt ist, welche Informationen ausgetauscht werden und wie die Bearbeitung heute abläuft. So wird sichtbar, bei welchen Vorgängen KIM einen passenden Kommunikationsweg bieten könnte.

Wähle anschließend einen begrenzten, gut überschaubaren Einsatzbereich für die organisatorische Erprobung. Lege fest, wer Nachrichten versendet und entgegennimmt, wie Vertretungen geregelt sind und wann ein anderer Kontaktweg genutzt wird. Prüfe dabei, ob die vorgesehenen Partner KIM verwenden und den Austausch auf diesem Weg durchführen können.

Dokumentiere den Ablauf in einer internen Verfahrensanweisung oder einer bestehenden Arbeitsanweisung. Sie sollte mindestens Zuständigkeiten, Zugriff, Bearbeitung, Weiterleitung, Dokumentation und das Vorgehen bei Störungen abdecken. Passe die Regelung an die tatsächliche technische Umgebung und die Datenschutzvorgaben des Dienstes an. Bei Fragen zur konkreten datenschutzrechtlichen oder vertraglichen Ausgestaltung solltest Du die zuständige Datenschutzberatung beziehungsweise die verantwortliche Stelle einbeziehen.

Nach dem Start solltest Du Rückmeldungen aus Pflege, Verwaltung und Leitung sammeln. Achte darauf, ob Nachrichten zuverlässig zugeordnet werden, ob Vertretungen funktionieren und ob Doppelarbeit entsteht. Passe die Abläufe an, wenn Zuständigkeiten unklar sind oder KIM-Nachrichten neben einem zweiten Prozess bearbeitet werden.

Typische Fehler und Missverständnisse

• KIM wird mit einem allgemeinen E-Mail-Konto gleichgesetzt. KIM ist ein Kommunikationsdienst innerhalb der TI. Anforderungen und Nutzungsmöglichkeiten solltest Du anhand der aktuellen Primärinformationen und der konkreten Anbindung prüfen.
• Es wird angenommen, jeder externe Partner sei erreichbar. KIM-Kommunikation setzt voraus, dass der Kommunikationspartner entsprechend angebunden und erreichbar ist.
• Die technische Einführung gilt als abgeschlossene Prozessplanung. Ohne Zuständigkeiten, Vertretung und Bearbeitungsregeln können Nachrichten liegen bleiben oder doppelt bearbeitet werden.
• KIM soll Telefon und alle bisherigen Wege ersetzen. Nicht jeder Vorgang eignet sich für denselben Kanal. Für dringende oder nicht über KIM abbildbare Anliegen brauchst Du einen geregelten alternativen Weg.
• Die Nachricht wird versendet, aber der Vorgang nicht weiterverfolgt. Kläre, wer den Eingang prüft und welche Folgeschritte aus einer Nachricht entstehen können.
• KIM wird mit der Pflegedokumentation verwechselt. Der Kommunikationsweg schafft nicht automatisch eine vollständige oder an den internen Vorgaben ausgerichtete Dokumentation.

Was bedeutet das für die Praxis?

Für Geschäftsführung und Verwaltung ist KIM ein Organisationsprojekt mit technischer Komponente. Die PDL sollte einbezogen werden, damit die Abläufe zu den tatsächlichen Versorgungsprozessen passen.

Gehe diese Schritte durch:

1. Kommunikationsbedarf erfassen: Welche externen Nachrichten und Unterlagen bearbeitet der Dienst regelmäßig?
2. Partner und Prozesse prüfen: Welche Kommunikationspartner sind über KIM erreichbar, und welche Vorgänge kommen für den Austausch infrage?
3. Technische Voraussetzungen klären: Prüfe die TI-Anbindung und die konkrete KIM-Nutzung mit den zuständigen Stellen und anhand aktueller Primärinformationen.
4. Verantwortung festlegen: Bestimme, wer das Postfach bearbeitet, wer vertritt und an wen Aufgaben weitergegeben werden.
5. Interne Regeln ergänzen: Beschreibe Dokumentation, Zugriff, Störungen und alternative Kontaktwege in den passenden Arbeitsanweisungen.
6. Beschäftigte informieren: Stelle sicher, dass alle betroffenen Rollen ihre Aufgaben und Grenzen kennen.
7. Ablauf überprüfen: Prüfe nach der Einführung, ob Nachrichten ankommen, bearbeitet und nachvollziehbar weiterverfolgt werden.

Häufige Fragen

Ersetzt KIM das Telefon?

Nein. KIM ist ein digitaler Kommunikationsweg für den Austausch mit erreichbaren TI-Teilnehmenden. Lege intern fest, welche Anliegen weiterhin telefonisch oder über einen anderen vorgesehenen Weg bearbeitet werden.

Kann ich mit jedem Arzt oder jeder Apotheke über KIM kommunizieren?

Nicht automatisch. Der Kommunikationspartner muss über KIM erreichbar sein, und der konkrete Vorgang muss für diesen Austausch geeignet sein. Prüfe die Erreichbarkeit und die abgestimmten Abläufe mit dem jeweiligen Partner.

Ist KIM dasselbe wie die elektronische Patientenakte?

Nein. KIM ist ein Dienst für den Nachrichtenaustausch über die TI. Die elektronische Patientenakte ist ein eigener digitaler Anwendungsbereich. Welche Informationen wo bearbeitet werden, sollte Dein Dienst organisatorisch klar regeln.

Welche Nachrichten und Dateien kann ich über KIM versenden?

Die konkreten technischen Möglichkeiten können von der eingesetzten Lösung und den aktuellen Vorgaben abhängen. Prüfe unterstützte Inhalte und mögliche Einschränkungen in den aktuellen Unterlagen der gematik und Deiner TI-Anbindung.

Rechtsstand und Quellen

Rechtsstand: Oktober 2026 – vor Anwendung gegen die verlinkte Primärquelle prüfen. Der Beitrag erläutert KIM allgemein und bewertet keine individuellen gesetzlichen, vertraglichen oder datenschutzrechtlichen Pflichten eines Pflegedienstes. Technische Möglichkeiten und Anforderungen sind in den aktuellen Primärinformationen der gematik und den Unterlagen zur eigenen TI-Anbindung zu prüfen.