Telematikinfrastruktur für Pflegedienste: Voraussetzungen und Umsetzung

Das Wichtigste in Kürze

• Die Anbindungspflicht für Pflegeeinrichtungen nach § 341 Abs. 8 SGB V gilt laut Fachquellen seit dem 1. Juli 2025.
• Für den TI-Zugang werden unter anderem eine SMC-B als Institutionskarte, ein eHBA für Pflegefachkräfte und ein KIM-Dienst benötigt.
• Die TI-Pauschale gibt es für ambulante und stationäre Einrichtungen seit April 2024; sie muss beantragt werden. Anspruch, Voraussetzungen und Verfahren solltest Du anhand der geltenden Informationen prüfen.
• Beim Termin für die verpflichtende vollelektronische Abrechnung nach SGB XI weichen die verfügbaren Angaben voneinander ab. Eine verbindliche Einordnung für Deinen Dienst solltest Du bei den zuständigen Stellen einholen.
• Die technische Anbindung ist ein Organisationsprojekt: Zuständigkeiten, Prozesse, Finanzierung und offene Fragen gehören gemeinsam geplant.

Was bedeutet Telematikinfrastruktur für Pflegedienste?

Die Telematikinfrastruktur (TI) ist die digitale Infrastruktur, über die Akteure im Gesundheitswesen digitale Anwendungen nutzen und Informationen austauschen können. Für ambulante Pflegedienste geht es nicht nur um die Beschaffung technischer Komponenten. Du musst auch klären, wer im Dienst die Zugänge verwaltet, welche Beschäftigten sie benötigen und wie digitale Abläufe in die bestehende Organisation passen.

Für die Anbindung einer Pflegeeinrichtung werden in der Fachinformation unter anderem drei Komponenten genannt: die SMC-B, der eHBA und ein KIM-Dienst. Welche konkrete technische Ausgestaltung und welche weiteren Voraussetzungen für Deinen Dienst gelten, musst Du im aktuellen Informationsstand der zuständigen Stellen prüfen. Die Komponenten sind nicht mit einer vollständigen Umsetzung aller digitalen Prozesse gleichzusetzen: Der Anschluss schafft zunächst die Grundlage, auf der Anwendungen und Abläufe organisiert werden.

SMC-B: Institutionskarte des Pflegedienstes

Die SMC-B ist die Institutionskarte. Sie dient dem Zugang der Einrichtung zur TI. Organisatorisch solltest Du vor der Beantragung festlegen, wer für die Einrichtung zuständig ist und wer die Karte im Betrieb verwaltet. Prüfe außerdem, welche Angaben und Nachweise das jeweils aktuelle Antragsverfahren verlangt. Einzelheiten zu Antrag, Gültigkeit, Freischaltung und technischer Einrichtung können sich nach dem zuständigen Verfahren richten und sind dort aktuell zu prüfen.

eHBA: Ausweis für Pflegefachkräfte

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) wird für Pflegefachkräfte als benötigte Komponente genannt. Plane die Beschaffung nicht losgelöst von der Personalorganisation: Kläre, welche Pflegefachkräfte ihn im Arbeitsalltag benötigen, wer den Prozess begleitet und wie Zugangs- und Vertretungsfragen intern geregelt werden. Die konkrete Berechtigung, der Antragsweg und die Anwendbarkeit auf einzelne Funktionen solltest Du anhand der aktuellen Vorgaben klären. Leite aus der allgemeinen Information nicht ab, dass jede beschäftigte Person denselben Ausweis benötigt.

KIM-Dienst: digitaler Kommunikationsweg

Ein KIM-Dienst gehört ebenfalls zu den genannten TI-Komponenten. KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen. Welche Kommunikation Dein Pflegedienst darüber abwickeln soll oder kann, hängt von den verfügbaren Anwendungen und den konkreten Abläufen ab. Prüfe vor der Auswahl, welche Kommunikationsfälle für Deinen Dienst relevant sind und welche technischen sowie organisatorischen Voraussetzungen der jeweilige Dienst erfüllen muss. Anbieter- und Produktentscheidungen sollten erst folgen, wenn Anforderungen und Zuständigkeiten geklärt sind.

Anbindungspflicht und Abrechnung: Was gilt?

Anbindungspflicht: geltendes Recht

Die Anbindungspflicht für Pflegeeinrichtungen wird in den Fachquellen auf § 341 Abs. 8 SGB V gestützt und gilt demnach seit dem 1. Juli 2025. Das ist geltendes Recht, nicht lediglich eine angekündigte oder politisch diskutierte Vorgabe. Für die konkrete Umsetzung solltest Du den Gesetzestext und die aktuellen Informationen der zuständigen Stellen heranziehen. Die Pflicht zur Anbindung beantwortet nicht automatisch jede Detailfrage zu technischen Komponenten, Abläufen oder einzelnen Beschäftigtengruppen.

Termin für die vollelektronische SGB-XI-Abrechnung: Angaben widersprechen sich

Beim Starttermin der verpflichtenden vollelektronischen Abrechnung nach SGB XI ist der Informationsstand nicht einheitlich. Eine Angabe nennt den 1. Dezember 2026, eine andere den 1. Oktober 2027. Diese Termine liegen deutlich auseinander; zum Stand Oktober 2026 lässt sich aus den verfügbaren Angaben daher kein widerspruchsfreier Termin ableiten.

Behandle die Abrechnungspflicht nicht als bereits abschließend geklärt, nur weil ein Datum in einer Mitteilung oder in einem Arbeitsplan auftaucht. Prüfe den aktuellen Stand bei gematik und GKV-Spitzenverband und lass Dir bei Bedarf vom zuständigen Kostenträger bestätigen, welche Vorgaben für Deinen Abrechnungsprozess gelten. Bis zur Klärung kannst Du die technischen und organisatorischen Voraussetzungen vorbereiten, ohne einen der widersprüchlichen Termine als gesicherte Frist zu setzen.

TI-Pauschale: Antrag und Bedingungen prüfen

Eine TI-Pauschale für ambulante und stationäre Einrichtungen besteht laut Fachinformation seit April 2024 und ist zu beantragen. Die Pauschale bedeutet nicht, dass Du ohne Prüfung mit einer automatischen Auszahlung rechnen kannst. Kläre, welche Bedingungen, Nachweise und Antragswege aktuell gelten und welche Kosten damit abgedeckt werden. Angaben zur Höhe oder zu einzelnen erstattungsfähigen Positionen solltest Du dem jeweils gültigen Verfahren entnehmen; sie sind hier nicht festgelegt.

Umsetzung im Pflegedienst: eine Checkliste

Die folgende Checkliste ist eine praktische Organisationshilfe. Sie ersetzt weder die Prüfung der rechtlichen Anforderungen noch die technische Abstimmung mit den zuständigen Stellen.

1. Verantwortung festlegen

• Benenne eine verantwortliche Person für das TI-Projekt und eine Vertretung.
• Beziehe Geschäftsführung, PDL und Verwaltung beziehungsweise QM ein.
• Halte fest, wer Anträge bearbeitet, technische Fragen klärt und offene Punkte nachverfolgt.
• Lege fest, wo der Dienst den aktuellen Bearbeitungsstand und relevante Entscheidungen dokumentiert.

2. Ausgangslage aufnehmen

• Prüfe, welche digitale Infrastruktur und welche Arbeitsabläufe bereits vorhanden sind.
• Sammle Fragen zur SMC-B, zum eHBA und zum KIM-Dienst.
• Kläre, welche Beschäftigten und Funktionsbereiche in die geplanten Abläufe einbezogen werden sollen.
• Notiere, welche Anforderungen noch nicht beantwortet sind und wer sie bei welcher Stelle klärt.

3. Anforderungen und Zuständigkeiten verifizieren

• Prüfe die Anbindungspflicht anhand des aktuellen Gesetzestextes und der aktuellen Informationen der zuständigen Stellen.
• Kläre den konkreten Antragsweg für die SMC-B und den eHBA.
• Erfrage, welche technischen Voraussetzungen für den KIM-Dienst und die vorgesehenen Anwendungen gelten.
• Prüfe bei der TI-Pauschale die aktuellen Bedingungen, den Antrag und die erforderlichen Nachweise.
• Lass den Termin für die vollelektronische SGB-XI-Abrechnung ausdrücklich bestätigen.

4. Abläufe im Team planen

• Beschreibe, wer im Dienst welche TI-Komponente nutzt und bei welchen Aufgaben.
• Kläre, wie Zugänge verwaltet und Zuständigkeiten bei Abwesenheit vertreten werden.
• Plane, wie Beschäftigte Informationen zu den neuen Abläufen erhalten.
• Lege fest, an wen sich Mitarbeitende bei Störungen oder offenen Fragen wenden.
• Prüfe, ob interne Verfahrensanweisungen angepasst werden müssen.

5. Einführung und Nachverfolgung organisieren

• Führe die Umsetzung schrittweise ein und halte fest, welche Schritte erledigt sind.
• Prüfe nach der Einrichtung, ob die vereinbarten Abläufe im Arbeitsalltag funktionieren.
• Sammle Rückmeldungen aus Pflege, Verwaltung und Leitung und bearbeite erkennbare Prozesslücken.
• Überprüfe offene Rechts- und Abrechnungsfragen erneut, sobald zuständige Stellen aktualisierte Informationen veröffentlichen.

Auswahlkriterien: herstellerneutral vorgehen

Wenn Du technische Lösungen oder Dienste vergleichst, beginne mit den Anforderungen des Pflegedienstes. Eine Auswahl allein nach Funktionsumfang oder einer Produktbeschreibung reicht nicht. Kläre zuerst, welche Komponenten und Anwendungen für die konkreten Prozesse benötigt werden und welche Bedingungen die zuständigen Stellen vorgeben.

Als Prüffragen eignen sich:

• Ist nachvollziehbar beschrieben, welche TI-Komponenten enthalten oder vorausgesetzt werden?
• Passt die Lösung zu den Abläufen, die der Dienst tatsächlich einführen will?
• Sind Zuständigkeiten für Einrichtung, laufende Verwaltung und Unterstützung eindeutig?
• Ist klar, welche Informationen der Pflegedienst selbst bereitstellen oder beantragen muss?
• Lassen sich offene Anforderungen zur SMC-B, zum eHBA und zu KIM mit den zuständigen Stellen abgleichen?
• Ist transparent, welche Kosten entstehen und welche davon gegebenenfalls unter die beantragte TI-Pauschale fallen können?
• Sind Datenschutz, Informationssicherheit und interne Verantwortlichkeiten vor der Nutzung geprüft?

Die Antworten solltest Du dokumentieren. So kann die Leitung später nachvollziehen, warum eine Lösung ausgewählt wurde und welche Annahmen der Entscheidung zugrunde lagen. Prüfe dabei auch, ob Aussagen eines Anbieters mit den geltenden Anforderungen und den Informationen der zuständigen Stellen übereinstimmen.

Typische Fehler und Missverständnisse

• „Die Pauschale wird automatisch ausgezahlt.“ Die TI-Pauschale ist laut Fachinformation zu beantragen. Prüfe das aktuelle Verfahren und die Bedingungen.
• „Mit der SMC-B ist die gesamte TI-Umsetzung erledigt.“ Die SMC-B ist eine der genannten Komponenten. eHBA, KIM und die Organisation der Arbeitsabläufe sind gesondert zu berücksichtigen.
• „Jede beschäftigte Person braucht einen eHBA.“ Die Fachinformation nennt eHBA für Pflegefachkräfte. Welche Personen und Funktionen ihn konkret benötigen, musst Du anhand der aktuellen Vorgaben klären.
• „Der Termin für die elektronische Abrechnung steht fest.“ Die verfügbaren Angaben nennen unterschiedliche Starttermine. Setze daher keinen davon ungeprüft als verbindliche Frist für den Dienst an.
• „Die Technik ist ein reines IT-Thema.“ Geschäftsführung, PDL und Verwaltung müssen auch Zuständigkeiten, Nutzung und interne Abläufe festlegen.
• „Die TI-Pauschale deckt alle Aufwendungen ab.“ Umfang und Voraussetzungen sind anhand der geltenden Regelungen zu prüfen; eine pauschale Kostenübernahme lässt sich daraus nicht ableiten.

Was bedeutet das für die Praxis?

Für Geschäftsführung, PDL und Verwaltung ist jetzt vor allem wichtig, den Anschluss als gesteuertes Organisationsprojekt zu behandeln. Benenne eine verantwortliche Person, erfasse den Stand von SMC-B, eHBA und KIM und führe eine Liste offener Fragen. Prüfe parallel die Voraussetzungen und das Antragsverfahren der TI-Pauschale.

Kläre außerdem, welche Mitarbeitenden in die vorgesehenen Abläufe einbezogen werden und wie der Dienst Zugänge und Vertretungen handhabt. Stimmen technische Aussagen nicht mit den Informationen von gematik oder GKV-Spitzenverband überein, sollte die offene Frage vor einer Entscheidung geklärt werden. Für die vollelektronische SGB-XI-Abrechnung brauchst Du eine aktuelle Bestätigung des maßgeblichen Termins. Bis dahin kannst Du intern vorbereiten, solltest aber keinen der widersprüchlichen Termine als gesicherte Frist kommunizieren.

Häufige Fragen

Ist die TI-Anbindung für ambulante Pflegedienste freiwillig?

Nein. Die Anbindungspflicht für Pflegeeinrichtungen nach § 341 Abs. 8 SGB V gilt laut Fachquellen seit dem 1. Juli 2025. Die konkrete Umsetzung und die erforderlichen Einzelheiten solltest Du anhand des aktuellen Gesetzestextes und der zuständigen Stellen prüfen.

Müssen alle Pflegekräfte einen eHBA beantragen?

Das lässt sich aus der allgemeinen Angabe nicht ableiten. Der eHBA wird als benötigte Komponente für Pflegefachkräfte genannt. Welche Beschäftigten ihn für ihre Aufgaben konkret benötigen, ist anhand der aktuellen Vorgaben zu klären.

Gibt es eine finanzielle Unterstützung für die TI-Anbindung?

Eine TI-Pauschale für ambulante und stationäre Einrichtungen besteht laut Fachinformation seit April 2024 und muss beantragt werden. Prüfe die geltenden Voraussetzungen, den Antrag und den Umfang der abgedeckten Kosten bei der zuständigen Stelle.

Welcher Termin gilt für die vollelektronische Abrechnung nach SGB XI?

Die verfügbaren Angaben widersprechen sich: Genannt werden der 1. Dezember 2026 und der 1. Oktober 2027. Prüfe den aktuellen Stand bei gematik und GKV-Spitzenverband sowie gegebenenfalls beim zuständigen Kostenträger, bevor Du den Termin als verbindlich einplanst.

Rechtsstand und Quellen

Rechtsstand: Oktober 2026 – vor Anwendung gegen die verlinkte Primärquelle prüfen. Die Anbindungspflicht wird auf Bundesebene geregelt; der Termin der vollelektronischen SGB-XI-Abrechnung ist in den verfügbaren Angaben widersprüchlich. Prüfe § 341 Abs. 8 SGB V, die aktuellen Informationen von gematik und GKV-Spitzenverband sowie die Bedingungen zur TI-Pauschale.