Pflegesoftware für ambulante Pflegedienste: Auswahl und Funktionen

Das Wichtigste in Kürze

• Beginne die Auswahl mit den Abläufen und Problemen Deines Dienstes, nicht mit einer Produktpräsentation.
• Prüfe getrennt, was die Software leisten soll: etwa Tourenplanung, Leistungsdokumentation, Abrechnung, Personalplanung und Auswertung.
• Lass die späteren Anwenderinnen und Anwender typische Arbeitsfälle testen. Eine Vorführung allein zeigt nicht, ob ein Prozess im Alltag funktioniert.
• Halte Schnittstellen, Datenexport, Schulung, Support und laufende Zuständigkeiten schriftlich fest. Prüfe außerdem, welche Anforderungen sich aus Landesregelungen und Vereinbarungen mit Kostenträgern ergeben.
• Für die Telematikinfrastruktur gelten bereits Vorgaben. Der Termin für die verpflichtende vollelektronische Abrechnung nach SGB XI ist in den vorliegenden Quellen widersprüchlich und muss aktuell geprüft werden.

Erst den Bedarf klären, dann Software vergleichen

Pflegesoftware für ambulante Pflegedienste kann viele Arbeitsbereiche verbinden. Dazu gehören beispielsweise Stammdaten, Dienst- und Tourenplanung, Pflege- und Leistungsdokumentation, Abrechnung sowie Auswertungen für Leitung und Verwaltung. Welche Funktionen tatsächlich enthalten sind und wie sie zusammenspielen, unterscheidet sich je nach Lösung. Verlass Dich deshalb nicht allein auf Bezeichnungen wie „Komplettsystem“ oder „modular“.

Notiere vor dem Vergleich, an welchen Stellen heute Zeit verloren geht, Informationen mehrfach erfasst werden oder Rückfragen entstehen. Beschreibe den Ablauf möglichst konkret: Wer erfasst eine Leistung? Wer prüft sie? Was passiert bei einer Änderung der Tour? Wie gelangt eine Information aus dem Außendienst zur Verwaltung? So kannst Du später beurteilen, ob die Software den Ablauf wirklich unterstützt.

Trenne dabei drei Dinge:

• Muss-Kriterien: Ohne diese Funktion kann ein wichtiger Ablauf nicht umgesetzt werden.
• Soll-Kriterien: Sie verbessern den Ablauf, sind aber nicht zwingend für den Start.
• Offene Prüfpunkte: Dazu gehören Vertragsbedingungen, technische Voraussetzungen und Anforderungen, die noch intern geklärt werden müssen.

Eine lange Funktionsliste ist kein Qualitätsnachweis. Wichtiger ist, dass Beschäftigte die benötigten Arbeitsschritte mit klaren Zuständigkeiten ausführen können und Fehler erkennbar werden, bevor sie sich in Dokumentation oder Abrechnung fortsetzen.

Welche Funktionsbereiche solltest Du prüfen?

Stammdaten und Zugriffsrechte

Prüfe, welche Informationen zur versorgten Person, zu vereinbarten Leistungen und zu den zuständigen Beschäftigten verwaltet werden können. Kläre, wer Daten anlegen, ändern, freigeben oder einsehen darf. Die Software muss zu den Zuständigkeiten Eures Dienstes passen; eine technische Berechtigung ersetzt aber keine interne Regelung dazu, wer einen Vorgang fachlich beurteilt.

Lass Dir auch zeigen, wie Änderungen nachvollziehbar bleiben. Frage konkret nach: Was sieht eine Pflegefachkraft, wenn sich eine Information geändert hat? Wie erkennt die Verwaltung, ob ein Datensatz noch bearbeitet werden muss? Prüfe, welche Informationen beim Wechsel eines Geräts oder bei einem Ausfall verfügbar bleiben und welche Abläufe dafür vorgesehen sind.

Dienst- und Tourenplanung

Eine Planungsfunktion sollte sich an den tatsächlichen Anforderungen Eures Dienstes testen lassen. Dazu gehören beispielsweise Änderungen bei Ausfällen, Verschiebungen oder neu zugeordneten Einsätzen. Achte darauf, ob die Software Qualifikationen, vereinbarte Zeiten und die von Euch genutzten Planungsregeln abbilden kann. Ob konkrete Regeln aus Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Landesrahmenvertrag oder Vereinbarung mit einem Kostenträger berücksichtigt werden müssen, ist jeweils gesondert zu prüfen.

Bitte um einen Test mit einem typischen Planungstag aus Eurem Dienst – mit fiktiven Daten. Beobachte, wie viele Schritte eine Änderung erfordert, wer sie freigeben muss und wie betroffene Beschäftigte davon erfahren. Lass Dir nicht nur den Idealablauf zeigen, sondern auch einen Fall, in dem eine ursprünglich geplante Tour geändert werden muss.

Dokumentation und Informationsübergabe

Prüfe, ob die Software die vereinbarten Dokumentationsabläufe Deines Dienstes unterstützt und ob Informationen für die jeweils zuständigen Personen verständlich auffindbar sind. Teste typische Vorgänge: eine Änderung der Versorgungssituation, eine Rückmeldung aus dem Einsatz oder eine erforderliche Information an die Leitung. Entscheidend ist, ob der gesamte Informationsweg funktioniert – nicht nur, ob ein Eingabefeld vorhanden ist.

Pflegefachliche Entscheidungen und die Aufgabenverteilung richten sich nach Qualifikation, geltendem Recht und den einschlägigen Verträgen. Je nach Tätigkeit kann eine ärztliche Anordnung erforderlich sein oder eine eigenverantwortliche Durchführung vorgesehen sein. Eine Software kann an eine Prüfung oder Dokumentation erinnern, sie ersetzt aber weder die fachliche Einschätzung noch eine Verfahrensanweisung.

Leistungsnachweis und Abrechnung

Kläre, welche Abrechnungsarten und Abläufe die Lösung unterstützt und wie Daten aus der Leistungserfassung weiterverarbeitet werden. Lass Dir einen Vorgang vom Eintrag bis zur Prüfung und Abrechnung demonstrieren. Wichtig ist auch, wie Abweichungen sichtbar werden: etwa fehlende Angaben, noch nicht bearbeitete Vorgänge oder Rückfragen.

Lege die fachlichen und vertraglichen Anforderungen nicht aus einer allgemeinen Funktionsbeschreibung ab. Maßgeblich können Vereinbarungen mit Kostenträgern, Rahmenverträge und Landesregelungen sein. Welche konkreten Nachweise und Formate gelten, musst Du für Eure Leistungsbereiche und Verträge prüfen.

Auswertungen und Leitungssicht

Überlege, welche Informationen Geschäftsführung, PDL und Verwaltung für die tägliche Steuerung tatsächlich brauchen. Eine Auswertung ist nur nützlich, wenn klar ist, was gezählt wird, aus welchem Zeitraum die Daten stammen und wer daraus welche Handlung ableitet. Frage, ob Berichte gefiltert und für interne Besprechungen genutzt werden können, ohne dass dafür Daten mehrfach zusammengestellt werden müssen.

Definiere vorab wenige konkrete Fragen, die eine Auswertung beantworten soll. Zum Beispiel: Welche Vorgänge sind noch offen? Wo häufen sich Rückfragen? Welche Planänderungen müssen noch bestätigt werden? Prüfe im Test, ob die Software diese Fragen mit nachvollziehbaren Ergebnissen beantwortet.

Telematikinfrastruktur und Schnittstellen

Die Anbindungspflicht für Pflegeeinrichtungen nach § 341 Abs. 8 SGB V gilt seit dem 1. Juli 2025. Eine TI-Pauschale für ambulante und stationäre Einrichtungen gibt es seit April 2024; sie ist zu beantragen. Zu den benötigten Komponenten gehören unter anderem die SMC-B als Institutionskarte, ein eHBA für Pflegefachkräfte und ein KIM-Dienst. Welche konkrete technische Einrichtung Euer Dienst benötigt, ist anhand der jeweils aktuellen Vorgaben und der eigenen Ausgangslage zu prüfen.

Frage, welche TI-Anwendungen die angebotene Software selbst unterstützt, welche zusätzlichen Dienste oder Komponenten erforderlich sind und wer für Einrichtung und laufende Betreuung zuständig ist. Kläre außerdem, wie Informationen zwischen der Pflegesoftware und anderen eingesetzten Systemen übertragen werden. Eine behauptete Schnittstelle solltest Du mit einem konkreten Ablauf testen: Welche Daten gehen in welche Richtung, und wie erkennt Ihr eine fehlgeschlagene Übertragung?

Für die verpflichtende vollelektronische Abrechnung nach SGB XI nennen die vorliegenden Quellen unterschiedliche Termine: 1. Dezember 2026 beziehungsweise 1. Oktober 2027. Der Termin ist daher offen und muss bei gematik und GKV-Spitzenverband aktuell geprüft werden. Plane keine Umstellung allein auf Grundlage eines Softwareangebots oder eines nicht bestätigten Datums.

Auswahlkriterien für den direkten Vergleich

Nutze einen gemeinsamen Kriterienkatalog für alle Lösungen, die Du vergleichst. Bewerte nicht nur, ob eine Funktion grundsätzlich vorhanden ist, sondern ob sie einen konkreten Ablauf in Eurem Dienst abdeckt.

Kriterium	Prüffrage im Gespräch oder Test	Bewertung notieren
Passung zu den Abläufen	Kann das Team einen typischen Vorgang ohne Umwege bearbeiten?	Muss / Soll / nicht erfüllt
Bedienbarkeit	Können die späteren Anwenderinnen und Anwender die Aufgabe nach einer kurzen Erklärung ausführen?	Beobachtung und offene Fragen
Rechte und Zuständigkeiten	Lassen sich Rollen so abbilden, dass Bearbeitung und Prüfung nachvollziehbar getrennt sind?	Passt / Anpassung nötig
Dokumentation	Sind vereinbarte Abläufe und die nötigen Informationen abbildbar?	Beispiele testen
Abrechnung	Lässt sich ein typischer Leistungsfall bis zur Prüfung nachvollziehen?	Vertragliche Prüfung offen?
Schnittstellen und TI	Sind die benötigten Übertragungswege und Zuständigkeiten geklärt?	Nachweis und Test vereinbaren
Datenzugriff und Export	Welche Daten kann der Dienst in welcher Form erhalten oder weiterverwenden?	Schriftliche Auskunft einholen
Einführung und Schulung	Wer schult welche Rollen, und wie wird die Einarbeitung organisiert?	Umfang und Zuständigkeit festhalten
Support und Ausfall	Wie meldet der Dienst ein Problem und welche Ausweichabläufe sind vorgesehen?	Prozess schriftlich beschreiben lassen
Vertrags- und Landesbezug	Sind Anforderungen aus den eigenen Verträgen und Landesregelungen geprüft?	Zuständige Person benennen

Du kannst Kriterien gewichten, solltest aber die Gewichtung vor den Produktgesprächen festlegen. Sonst besteht die Gefahr, dass eine besonders anschauliche Vorführung Deine Prioritäten nachträglich verschiebt. Eine einfache Einstufung in Muss, Soll und offen reicht für viele Vergleiche als Startpunkt. Wenn Du Punkte vergibst, dokumentiere, was eine Bewertung konkret bedeutet.

Fiktives Praxisbeispiel: Auswahl mit einem begrenzten Praxistest

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv. Zahlen, Abläufe und Ergebnisse sind angenommene Werte und keine Branchenkennzahlen.

Ein ambulanter Pflegedienst mit 24 Beschäftigten nutzt für die Einsatzplanung und Dokumentation mehrere getrennte Abläufe. Die PDL berichtet, dass Änderungen häufig telefonisch weitergegeben werden. Die Verwaltung führt außerdem eine Liste mit Vorgängen, bei denen Angaben fehlen oder Rückfragen offen sind. Die Geschäftsführung möchte nicht einfach „eine neue Software“, sondern zuerst feststellen, welcher Teil des Ablaufs die meiste Nacharbeit verursacht.

Das Team misst deshalb vier Wochen lang den Zeitaufwand für zwei klar abgegrenzte Arbeitsschritte: das Übertragen von Planänderungen in die Arbeitsunterlagen und die Nachverfolgung unvollständiger Leistungsangaben. Für die bisherige Arbeitsweise werden zusammen 24 Stunden in vier Wochen erfasst. In derselben Zeit werden zwölf Vorgänge mit fehlenden Angaben oder Rückfragen notiert. Diese Werte gelten nur für das fiktive Beispiel und nur für den beschriebenen Dienst.

Vor dem Vergleich legen Geschäftsführung, PDL und Verwaltung drei Muss-Kriterien fest: Eine Planänderung muss für die zuständigen Beschäftigten sichtbar werden; ein unvollständiger Vorgang muss auffindbar bleiben; und die Verwaltung muss den Bearbeitungsstand prüfen können. Als Soll-Kriterien nehmen sie eine nachvollziehbare Übersicht offener Aufgaben und einen testbaren Datenexport auf. Zusätzlich prüfen sie, welche Anforderungen aus den eigenen Vereinbarungen mit Kostenträgern und aus den jeweils geltenden Landesregelungen zu berücksichtigen sind.

Drei nicht näher bezeichnete Lösungen werden anhand desselben fiktiven Arbeitstags getestet. Das Team verwendet dabei keine echten Personendaten, sondern konstruierte Fälle. Eine Lösung wird nicht weiterverfolgt, weil die benötigte Information zwar erfasst werden kann, aber der Bearbeitungsstand für die Verwaltung im Test nicht klar erkennbar ist. Bei einer weiteren Lösung bleiben Fragen zum Datenexport offen; das Team vereinbart, dazu eine schriftliche Auskunft einzuholen, statt die Funktion als vorhanden zu werten. Die dritte Lösung erfüllt die drei Muss-Kriterien im Test. Das ist noch keine Kaufentscheidung: Die PDL prüft zusätzlich, ob die Dokumentationsabläufe und Qualifikationsanforderungen des Dienstes abgebildet werden können.

Der Dienst führt mit dieser Lösung einen begrenzten, ebenfalls fiktiven Pilottest durch. Nach vier Wochen werden für dieselben Arbeitsschritte 17 Stunden Nachbearbeitungszeit und fünf Vorgänge mit fehlenden Angaben oder Rückfragen erfasst. Im Beispiel beträgt die gemessene Zeitersparnis gegenüber den zuvor erfassten 24 Stunden sieben Stunden in vier Wochen. Die Nachbearbeitungszeit ist damit im Beispiel um 7 Stunden gesunken; die Zahl der offenen oder unvollständigen Vorgänge ist von zwölf auf fünf gesunken. Daraus folgt nicht automatisch, dass die Software allein die Veränderung verursacht hat. Das Team prüft auch, ob sich Arbeitsaufteilung, Schulung oder Erfassungsregeln geändert haben.

Die Geschäftsführung entscheidet im Beispiel, die Auswahl nur unter zwei Bedingungen weiterzuverfolgen: Die offenen Fragen zum Datenexport und zu den vertraglichen Anforderungen müssen geklärt sein, und die Mitarbeitenden müssen eine Einführung erhalten, die zu ihren Aufgaben passt. Für die Entscheidung zählt nicht die Zahl der verfügbaren Funktionen, sondern ob der getestete Ablauf zuverlässig funktioniert und die offenen Punkte schriftlich beantwortet sind.

Typische Fehler und Missverständnisse

Typische Fehler aus der Praxis

1. Mit einer Produktvorführung statt mit dem Bedarf beginnen. Eine Präsentation zeigt oft einen vorbereiteten Ablauf. Vermeide das, indem Du vorab drei bis fünf typische Arbeitssituationen aufschreibst und jede Lösung daran testest.

2. Zu viele Funktionen als Vorteil werten. Funktionen, die niemand benötigt oder die nicht in den Dienstablauf passen, machen den Vergleich nicht automatisch besser. Trenne Muss- und Soll-Kriterien und dokumentiere, welchen konkreten Arbeitsschritt eine Funktion unterstützen soll.

3. Nur die Geschäftsführung oder PDL testen lassen. Leitung und Verwaltung sehen nicht jeden Schritt im Außendienst. Beziehe Beschäftigte ein, die die Software später regelmäßig nutzen. Lass sie die Aufgaben selbst ausführen, statt nur zuzusehen.

4. Aus einer mündlichen Zusage eine zugesicherte Funktion machen. Begriffe wie Schnittstelle, Export oder mobile Nutzung können unterschiedlich verstanden werden. Bitte um eine konkrete Demonstration, eine schriftliche Beschreibung und klare Angaben dazu, was enthalten ist und wer für Einrichtung oder Betreuung zuständig ist.

5. Vertrags- und Landesanforderungen erst nach der Auswahl prüfen. Eine allgemeine Softwarebeschreibung belegt nicht, dass die Lösung Eure konkreten Nachweis- und Abrechnungsanforderungen erfüllt. Prüfe die einschlägigen Rahmenverträge, Landesregelungen und Vereinbarungen mit Kostenträgern für die eigenen Leistungen.

6. Einmalige Schulung mit abgeschlossener Einführung gleichsetzen. Beschäftigte haben unterschiedliche Aufgaben und benötigen nicht dieselben Informationen. Lege fest, welche Rollen geschult werden, wer Fragen sammelt und wie neue Mitarbeitende eingearbeitet werden.

7. Aus einem kurzen Test auf den dauerhaften Nutzen schließen. Ein Test kann zeigen, ob ein Ablauf grundsätzlich funktioniert. Er beweist nicht, dass alle Sonderfälle oder Übergaben im Alltag abgedeckt sind. Prüfe mehrere typische Fälle und halte fest, was noch offen ist.

8. Die Umstellung als reines Technikprojekt behandeln. Neue Abläufe brauchen klare Zuständigkeiten. Bestimme deshalb, wer fachliche Anforderungen freigibt, wer Stammdaten pflegt und wer nach dem Start Rückmeldungen aus dem Team bündelt.

Was bedeutet das für die Praxis?

Eine Softwareauswahl ist eine Organisationsentscheidung. Sie betrifft nicht nur die Verwaltung, sondern auch Tourenplanung, Dokumentation, fachliche Zuständigkeiten und die Zusammenarbeit im Team. Vereinbare deshalb vor dem Start, welche Abläufe sich ändern dürfen und welche aus fachlichen oder vertraglichen Gründen eingehalten werden müssen.

Bei gesetzes- und vertragsnahen Funktionen solltest Du die Ebenen auseinanderhalten: gesetzliche Vorgaben, Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Rahmenvertrag oder Landesregelung, Vereinbarung mit Kostenträgern und interne Regelung des Dienstes. Sie sind nicht austauschbar. Welche Regel im konkreten Fall gilt, hängt vom Sachverhalt und den Vereinbarungen ab; kläre das mit der zuständigen Stelle oder fachlichen Beratung.

Nutze diese kurze Prüfliste für die nächste Auswahlbesprechung:

• Haben wir die drei wichtigsten Probleme im bestehenden Ablauf konkret beschrieben?
• Sind Muss-Kriterien und Soll-Kriterien getrennt und vor den Produktgesprächen festgelegt?
• Testen Geschäftsführung, PDL, Verwaltung und spätere Anwenderinnen und Anwender dieselben typischen Fälle?
• Sind Datenexport, Schnittstellen, TI-Anbindung, Support und Ausfallabläufe schriftlich geklärt?
• Haben wir geprüft, welche Anforderungen aus unseren Verträgen und Landesregelungen gelten?
• Ist festgelegt, wer die Entscheidung dokumentiert und offene Fragen nachverfolgt?

Nächste Schritte

1. Abläufe aufnehmen: Wähle drei bis fünf wiederkehrende Vorgänge aus und beschreibe jeweils Beteiligte, Informationen und Übergaben.
2. Kriterien festlegen: Bestimme gemeinsam mit Geschäftsführung, PDL und Verwaltung, was Muss, Soll und noch offen ist.
3. Vergleich praktisch testen: Lass mehrere Lösungen dieselben fiktiven Fälle bearbeiten und protokolliere Abweichungen, Rückfragen und fehlende Funktionen.
4. Offene Punkte absichern: Kläre Landes- und Vertragsanforderungen, TI-Fragen, Datenexport, Schulung und Support vor einer Entscheidung schriftlich.

Häufige Fragen

Muss eine Pflegesoftware alle Arbeitsbereiche abdecken?

Nein. Entscheidend ist, ob die ausgewählte Lösung die für Euren Dienst notwendigen Abläufe abdeckt. Prüfe außerdem, wie unvermeidbare Übergaben zu anderen Systemen funktionieren und wer dafür verantwortlich ist.

Kann die Software fachliche Entscheidungen oder interne Standards ersetzen?

Nein. Sie kann Informationen strukturieren und Arbeitsschritte unterstützen. Fachliche Einschätzung, Qualifikationsgrenzen, ärztliche Anordnung, Delegation und die Verfahrensanweisungen des Dienstes bleiben zu beachten.

Ist die verpflichtende vollelektronische Abrechnung nach SGB XI bereits terminiert?

Die vorliegenden Quellen nennen unterschiedliche Termine: den 1. Dezember 2026 und den 1. Oktober 2027. Prüfe den geltenden Stand bei gematik und GKV-Spitzenverband, bevor Du daraus einen Umstellungsplan ableitest.

Wer sollte an der Softwareauswahl beteiligt sein?

Mindestens die Personen, die Prozesse verantworten oder später regelmäßig nutzen. Dazu gehören je nach Aufbau Geschäftsführung, PDL, Verwaltung und Beschäftigte aus dem Außendienst. Für Vertrags- und Rechtsfragen kann zusätzliche fachliche Beratung nötig sein.

Rechtsstand und Quellen

Rechtsstand: Oktober 2026 – vor Anwendung gegen die verlinkte Primärquelle prüfen. Die TI-Angaben beziehen sich auf bundesweite Vorgaben; Anforderungen aus Landesregelungen, Rahmenverträgen und Vereinbarungen mit Kostenträgern können je nach Versorgungsbereich abweichen. Der Termin für die verpflichtende vollelektronische Abrechnung nach SGB XI ist in den vorliegenden Quellen widersprüchlich; prüfe ihn bei gematik und GKV-Spitzenverband.