Privatleistungen im Pflegedienst: kalkulieren und abrechnen

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Leistung ist nicht allein deshalb eine Privatleistung, weil der Pflegedienst sie zusätzlich anbietet oder separat auf der Rechnung ausweist. Entscheidend ist, ob sie bereits von einem gesetzlichen Anspruch, einer Vereinbarung mit dem Kostenträger oder einem bestehenden Vertrag erfasst wird.
• Krankenversicherung nach SGB V, Pflegeversicherung nach SGB XI und privat vereinbarte Leistungen müssen in Angebot, Dokumentation und Abrechnung unterscheidbar bleiben.
• Für private Angebote brauchst Du eine klare Leistungsbeschreibung, einen nachvollziehbar kalkulierten Preis und eine verständliche Vereinbarung vor Beginn der Leistung.
• Vergütungs- und Vertragsbedingungen können sich nach Bundesland und Vereinbarung mit Kostenträgern unterscheiden. Prüfe die für Deinen Dienst geltenden Verträge, bevor Du Leistungen als privat abrechenbar einordnest.

Was zählt als Privatleistung?

Im Pflegedienst meint Privatleistung meist eine Leistung, die direkt mit der Kundin oder dem Kunden vereinbart und von dieser Person selbst bezahlt wird. Sie liegt außerhalb der konkret vereinbarten oder bewilligten Leistungen der Kranken- und Pflegeversicherung. Eine allgemeingültige Liste privater Leistungen gibt es nicht: Die Einordnung hängt vom Inhalt der Tätigkeit und den jeweils geltenden Ansprüchen und Verträgen ab.

Daher reicht es nicht, eine Tätigkeit intern als Zusatzangebot zu bezeichnen. Prüfe zuerst, ob sie in den Leistungsbereich der Krankenversicherung nach SGB V oder der Pflegeversicherung nach SGB XI fällt, ob eine ärztliche Verordnung oder eine Bewilligung vorliegt und welche Vereinbarungen Dein Dienst mit Kostenträgern geschlossen hat. Bei Unsicherheit sollte die zuständige Kasse oder eine fachkundige Rechtsberatung die Einordnung klären.

Gesetzlicher Anspruch, Vertrag und interne Regelung auseinanderhalten

Für eine belastbare Abrechnung müssen unterschiedliche Regelungsebenen getrennt betrachtet werden:

Ebene	Bedeutung für Deinen Dienst
Gesetzlicher Anspruch	SGB V und SGB XI regeln Leistungsbereiche der Kranken- und Pflegeversicherung. Prüfe, ob die konkrete Tätigkeit darunter fällt und welche Voraussetzungen im Einzelfall gelten.
Vertrag und Vergütungsvereinbarung	Rahmenverträge, Landesregelungen und Vereinbarungen mit Kostenträgern können die Leistungserbringung und Vergütung konkretisieren. Sie sind nicht bundesweit einheitlich.
Vereinbarung mit der Kundin oder dem Kunden	Bei einer privaten Leistung sollten Umfang, Preis und Abrechnungsweise vorab verständlich vereinbart werden. Die Vereinbarung ersetzt keine Prüfung, ob die Leistung tatsächlich privat angeboten werden kann.
Interne Regelung des Pflegedienstes	Zuständigkeiten, Freigaben, Dokumentation und Rechnungsprüfung organisierst Du intern. Eine interne Regelung kann gesetzliche oder vertragliche Anforderungen nicht außer Kraft setzen.

Diese Ebenen sind nicht austauschbar. Eine interne Preisliste begründet beispielsweise nicht automatisch, dass eine Leistung privat berechnet werden darf. Ebenso beantwortet eine private Vereinbarung nicht von selbst, ob eine Leistung bereits über einen Kostenträger vergütet wird.

Privatleistungen kalkulieren

Eine tragfähige Kalkulation beginnt mit einer präzisen Beschreibung des Angebots. Formuliere, was enthalten ist, in welchem Umfang die Leistung erbracht wird und was ausdrücklich nicht dazugehört. Unklare Sammelbegriffe erschweren sowohl die Preisbildung als auch die spätere Prüfung einer Rechnung.

Für die interne Kalkulation kannst Du die voraussichtlichen Aufwände systematisch erfassen:

• Arbeitszeit: Berücksichtige die tatsächlich benötigte Zeit für Vorbereitung, Durchführung und notwendige Nachbereitung.
• Personalkosten: Beziehe die für den Dienst anfallenden Arbeitgeberkosten und den Anteil nicht unmittelbar abrechenbarer Arbeitszeit in die Kalkulation ein.
• Fahrt und Einsatzplanung: Prüfe, ob für die Leistung zusätzliche Wege oder eine veränderte Tourenplanung entstehen.
• Verwaltung: Kalkuliere den Aufwand für Vereinbarung, Terminorganisation, Dokumentation, Rechnungsstellung und Rückfragen.
• Sachaufwand und Gemeinkosten: Berücksichtige die Kosten, die dem Angebot nachvollziehbar zugeordnet werden können, sowie einen angemessenen Anteil allgemeiner Betriebskosten.

Das ist eine betriebswirtschaftliche Kalkulationshilfe, keine gesetzlich vorgeschriebene Preisformel. Lege intern fest, wer Preise berechnen und freigeben darf und wie Du Annahmen regelmäßig überprüfst. Für steuerliche Fragen oder die konkrete Ausgestaltung der Preisbildung solltest Du Steuerberatung beziehungsweise fachkundige Beratung einbeziehen.

Vereinbarung und Abrechnung organisieren

Vor Beginn einer privaten Leistung sollte für die Kundin oder den Kunden verständlich sein, welche Leistung vereinbart wird, wann und in welchem Umfang sie stattfindet, welcher Preis gilt und wie abgerechnet wird. Halte die Vereinbarung in geeigneter Form fest und gib eine nachvollziehbare Information zu möglichen Kosten. Vermeide Formulierungen, die eine Erstattung durch die Pflege- oder Krankenkasse nahelegen, wenn diese nicht geprüft und bestätigt ist.

Für eine prüfbare Abrechnung sollten Angebot, Vereinbarung, Leistungsnachweis und Rechnung zueinander passen. Für eine nachvollziehbare Abrechnung sollte die Rechnung erkennen lassen, welche vereinbarte Leistung in welchem Umfang erbracht wurde und welcher Preis zugrunde liegt. Organisiere außerdem einen Prozess für Änderungen, Ausfälle, Rückfragen und die Beendigung der Vereinbarung. Welche konkreten Vertrags- und Rechnungsanforderungen gelten, kann vom Einzelfall und den einschlägigen Regelungen abhängen.

Kassenleistung und Privatleistung nicht vermischen

Führe Leistungen der Krankenversicherung, der Pflegeversicherung und private Vereinbarungen in Deinen Abläufen eindeutig auseinander. Das betrifft nicht nur Rechnungen, sondern auch Leistungsplanung, Dokumentation, Zuständigkeiten und Abrechnungskontrolle. Prüfe, ob eine Leistung bereits über einen gesetzlichen Anspruch oder eine Vereinbarung mit dem Kostenträger abgedeckt ist, bevor Du sie privat abrechnest. Ebenso solltest Du keine privat zu zahlende Leistung ausweisen, bevor geklärt ist, ob sie nicht bereits durch eine gesetzliche Leistung oder eine Vereinbarung mit dem Kostenträger abgedeckt ist.

Bei Tätigkeiten mit pflegefachlichem oder medizinischem Inhalt gelten zusätzlich die Grenzen der Qualifikation, einer erforderlichen ärztlichen Anordnung, der Delegation und der internen Verfahrensanweisung. Eine private Zahlung ändert diese fachlichen Grenzen nicht.

Typische Fehler und Missverständnisse

• Zusatzangebot gleich Privatleistung: Ein zusätzliches Angebot ist nicht automatisch privat abrechenbar. Prüfe Leistungsansprüche und Verträge zuerst.
• Nur die Rechnung getrennt: Eine getrennte Rechnungsposition genügt nicht, wenn die Leistung tatsächlich bereits anderweitig abgerechnet wird.
• Preis ohne nachvollziehbare Grundlage: Ohne erkennbare Leistungsbeschreibung und interne Kalkulation lassen sich Preis und Aufwand schwer erklären oder überprüfen.
• Unklare Kosteninformation: Kundinnen und Kunden sollten vor Beginn wissen, welche Kosten entstehen und wer sie trägt.
• Private Vereinbarung als Freibrief: Sie hebt gesetzliche, vertragliche oder fachliche Anforderungen nicht auf.
• Einheitliche Annahme für alle Bundesländer: Rahmenverträge und weitere Bedingungen können regional oder vertraglich abweichen. Nutze deshalb nicht ungeprüft Vorlagen eines anderen Dienstes.

Was bedeutet das für die Praxis?

Gehe für jedes private Angebot in einer festen Reihenfolge vor:

1. Beschreibe die Leistung konkret und grenze sie von anderen Angeboten des Dienstes ab.
2. Prüfe den Bezug zu SGB V und SGB XI sowie zu den für Deinen Dienst geltenden Rahmenverträgen und Vereinbarungen mit Kostenträgern.
3. Kläre, ob Voraussetzungen wie eine Bewilligung oder ärztliche Anordnung eine Rolle spielen und ob die Tätigkeit zur Qualifikation der eingesetzten Beschäftigten passt.
4. Kalkuliere Personal-, Fahrt-, Verwaltungs- und Sachaufwand nachvollziehbar. Dokumentiere die zugrunde gelegten Annahmen.
5. Lege Preisfreigabe und Zuständigkeiten intern fest. Lass offene rechtliche und steuerliche Fragen fachkundig prüfen.
6. Informiere die Kundin oder den Kunden vor Beginn über Leistungsumfang, Preis und Abrechnung. Halte die Vereinbarung dokumentiert fest.
7. Gleiche Leistungsnachweis, Rechnung und Abrechnungsweg ab. Prüfe regelmäßig, ob sich Verträge oder die zugrunde gelegten Kosten geändert haben.

So entsteht ein Angebot, das wirtschaftlich geplant und im Alltag kontrollierbar ist. Die konkrete Abrechenbarkeit lässt sich jedoch nicht pauschal für alle Pflegedienste beantworten: Entscheidend sind die Tätigkeit, der Einzelfall und die für Deinen Dienst geltenden Landes- und Vertragsbedingungen.

Häufige Fragen

Können Kundinnen und Kunden eine Erstattung bei der Pflegekasse beantragen?

Das lässt sich nicht pauschal zusagen. Ob eine Erstattung möglich ist, hängt von der Leistung, den Voraussetzungen und den geltenden Regelungen ab. Weise deshalb nicht ungeprüft auf eine Erstattungsmöglichkeit hin und verweise bei Fragen zur Kostenübernahme an die zuständige Pflegekasse.

Darf ein Pflegedienst für jede zusätzliche Tätigkeit einen eigenen Preis festlegen?

Nicht allein deshalb, weil die Tätigkeit zusätzlich angeboten wird. Vor der Preisfestlegung musst Du prüfen, ob sie bereits von einem gesetzlichen Leistungsanspruch, einer Vereinbarung mit Kostenträgern oder einem bestehenden Vertrag erfasst wird. Für die konkrete Einordnung können Rechtsberatung oder die zuständigen Vertragspartner erforderlich sein.

Was muss in einer privaten Vereinbarung stehen?

Sie sollte die vereinbarte Leistung, ihren Umfang, den Preis und die Abrechnungsweise klar und verständlich festhalten. Welche weiteren Anforderungen im Einzelfall gelten, solltest Du anhand der einschlägigen Regelungen und fachkundiger Beratung prüfen.

Was gilt, wenn eine private Leistung ausfällt oder geändert wird?

Das hängt von der Vereinbarung und den anwendbaren Regelungen ab. Lege den Umgang mit Änderungen, Absagen und bereits erbrachten Leistungen vorab verständlich fest und lass die konkrete Vertragsgestaltung bei Bedarf rechtlich prüfen.

Rechtsstand und Quellen

Rechtsstand: Oktober 2026 – vor Anwendung gegen die verlinkte Primärquelle prüfen. Die gesetzlichen Leistungsbereiche sind bundesrechtlich geregelt; Rahmenverträge, Landesregelungen und Vereinbarungen mit Kostenträgern können im Detail abweichen. Prüfe die einschlägigen Regelungen in SGB V und SGB XI sowie die für Deinen Dienst geltenden Verträge; bei Einzelfällen wende Dich an Rechtsberatung, Kostenträger oder Steuerberatung.