Fachkräftemangel in der ambulanten Pflege: Zahlen und Ansätze

Das Wichtigste in Kürze

• In Deutschland gab es laut Pflegestatistik 2023 insgesamt 15.549 ambulante Pflege- und Betreuungsdienste. Sie versorgten rund 1,10 Millionen Pflegebedürftige.
• Diese Bestandszahlen zeigen die Bedeutung der ambulanten Versorgung, aber nicht direkt die Zahl unbesetzter Stellen oder den Umfang eines Fachkräftemangels.
• Ursachen und Folgen unterscheiden sich von Dienst zu Dienst. Prüfe deshalb neben der Personalgewinnung auch Dienstplanung, Touren, Ausfälle, Qualifikationsmix und organisatorische Abläufe.
• Bei der Personalplanung müssen gesetzliche Vorgaben, Tarifverträge, Arbeitsverträge, Landesregelungen, Vereinbarungen mit Kostenträgern und interne Regelungen getrennt betrachtet werden.
• Die neue bundesweite Pflegefachassistenzausbildung beginnt am 1. Januar 2027. Sie kann perspektivisch für die Personalentwicklung relevant sein, ersetzt aber keine kurzfristige Personalplanung.

Was die verfügbaren Zahlen zeigen – und was nicht

Die Pflegestatistik 2023 des Statistischen Bundesamts wurde im Dezember 2024 veröffentlicht. Sie weist bundesweit 15.549 ambulante Pflege- und Betreuungsdienste aus. Rund 1,10 Millionen Pflegebedürftige wurden durch ambulante Dienste versorgt; insgesamt waren rund 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig. In Nordrhein-Westfalen gab es 3.205 ambulante Dienste.

Diese Zahlen beschreiben Umfang und Struktur der Versorgung zu einem bestimmten Erhebungszeitpunkt. Sie sind keine aktuelle Stellenstatistik. Aus ihnen lässt sich weder ableiten, wie viele Pflegefachkräfte bundesweit fehlen, noch wie lange eine konkrete Stelle unbesetzt bleibt. Auch regionale Unterschiede, die Lage einzelner Dienste und die Verteilung auf Qualifikationen sind damit nicht vollständig abgebildet.

Für Geschäftsführung und PDL ist die Unterscheidung wichtig: Eine große Zahl versorgter Menschen belegt Versorgungsumfang, nicht automatisch einen bestimmten Personalengpass. Für die betriebliche Lage brauchst Du eigene Daten. Dazu gehören etwa offene Stellen, Dauer bis zur Besetzung, nicht realisierbare Leistungskapazität, Ausfallzeiten und die Frage, ob Touren regelmäßig mit passenden Qualifikationen besetzt werden können.

Warum der Fachkräftemangel nicht mit einer einzelnen Zahl erklärt ist

Der Begriff „Fachkräftemangel“ wird häufig für unterschiedliche Situationen verwendet. Ein Dienst kann zu wenige Bewerbungen erhalten. Ein anderer findet zwar Beschäftigte, kann aber bestimmte Dienste, Regionen oder Arbeitszeitmodelle nicht ausreichend besetzen. Wieder ein anderer hat genügend Beschäftigte auf dem Papier, kann wegen Ausfällen oder ungünstiger Abläufe aber nicht alle geplanten Leistungen verlässlich erbringen.

Die Ursachen sollten daher nicht vorschnell auf „zu wenig Personal am Markt“ reduziert werden. Prüfe für Deinen Dienst mehrere mögliche Einflussbereiche:

• Personalgewinnung: Wie viele geeignete Bewerbungen gehen ein? An welcher Stelle im Bewerbungsprozess springen Interessierte ab?
• Bindung und Arbeitsorganisation: Welche Rückmeldungen geben Beschäftigte zu Dienstplanung, Kommunikation, Einarbeitung und Entwicklungsmöglichkeiten?
• Arbeitszeit und Verfügbarkeit: Passen vereinbarte Arbeitszeiten und tatsächliche Einsatzbedarfe zusammen? Sind Teilzeitwünsche und betriebliche Anforderungen nachvollziehbar geplant?
• Touren und Wege: Lassen sich Einsätze sinnvoll bündeln? Entstehen vermeidbare Leerzeiten oder kurzfristige Änderungen?
• Qualifikationsmix: Sind Aufgaben, Qualifikation, Delegation und interne Standards im Dienst klar aufeinander abgestimmt?
• Ausfälle und Vertretung: Gibt es einen nachvollziehbaren Überblick über kurzfristige Ausfälle und deren Folgen für Versorgung und Team?

Das sind Prüffelder für eine betriebliche Analyse, keine pauschalen Aussagen darüber, welche Ursache in Deinem Dienst tatsächlich vorliegt. Befrage Beschäftigte strukturiert und gleiche Rückmeldungen mit Planungs- und Leistungsdaten ab.

Was Geschäftsführung und PDL konkret prüfen können

Ein Personalengpass lässt sich besser bearbeiten, wenn Du zuerst die konkrete Störung beschreibst. Geht es um zu wenige Bewerbungen, hohe Fluktuation, fehlende Fachkraftabdeckung, nicht besetzbare Touren oder häufige kurzfristige Umplanungen? Unterschiedliche Probleme brauchen unterschiedliche Maßnahmen.

Prüffeld	Leitfrage für die interne Auswertung	Möglicher nächster Schritt
Stellenbesetzung	Welche Stellen sind offen und seit wann?	Bewerbungsprozess und Rückmeldewege prüfen
Dienstplanung	Wo entstehen regelmäßig Lücken oder Änderungen?	Planungsabläufe und Vertretungswege auswerten
Tourenorganisation	Welche Touren sind schwer zu besetzen oder wenig stabil?	Wege, Zeitfenster und Einsatzbündelung prüfen
Personalbindung	Welche Gründe für Wechsel oder Unzufriedenheit werden genannt?	Gespräche und Rückmeldungen systematisch erfassen
Qualifikationen	Sind Aufgaben und Zuständigkeiten im Team eindeutig?	Kompetenzprofile und interne Verfahren abgleichen
Ausfälle	Welche Folgen haben kurzfristige Abwesenheiten?	Vertretungsplanung und Eskalationswege klären

Die Tabelle ist ein Organisationsraster, keine Vorgabe für eine bestimmte Personalbemessung. Auswertung und Maßnahmen müssen zu Versorgungsauftrag, Teamstruktur und regionalen Bedingungen passen.

Lösungsansätze: Personal gewinnen, halten und besser einsetzen

Personalgewinnung nachvollziehbar organisieren

Prüfe, ob Stellenausschreibungen die Aufgaben, Einsatzbedingungen und erwarteten Qualifikationen klar benennen. Sorge für einen verlässlichen Ablauf von der Bewerbung bis zur Rückmeldung. Wenn Interessierte längere Zeit auf eine Antwort warten oder Ansprechpartner nicht klar sind, kann das den Prozess erschweren. Miss nicht nur die Zahl der Bewerbungen, sondern auch, an welchen Stellen geeignete Bewerbungen nicht weitergeführt werden.

Einarbeitung und Bindung als Führungsaufgabe behandeln

Eine strukturierte Einarbeitung hilft, Erwartungen, Zuständigkeiten und interne Verfahren früh zu klären. Lege fest, wer für fachliche Fragen und organisatorische Abläufe zuständig ist. Plane regelmäßige Rückmeldungen ein und nimm Hinweise zu Touren, Arbeitsbelastung oder Kommunikation auf. Entscheidend ist, aus wiederkehrenden Rückmeldungen konkrete Verbesserungsaufträge abzuleiten und deren Umsetzung nachzuhalten.

Dienstplanung und Touren regelmäßig überprüfen

Prüfe, ob die Planungslogik zur tatsächlichen Versorgung passt. Wiederkehrende kurzfristige Änderungen können auf fehlende Vertretungsregeln, unklare Zuständigkeiten oder eine wenig robuste Planung hinweisen. Untersuche auch, ob Fahrwege und Einsatzfolgen sinnvoll organisiert sind. Eine Anpassung darf nicht dazu führen, dass fachliche Anforderungen, vereinbarte Leistungen oder individuelle Versorgungssituationen aus dem Blick geraten.

Qualifikationsmix und Aufgabenverteilung klären

Für jede Aufgabe müssen Qualifikation, Zuständigkeit und gegebenenfalls ärztliche Anordnung oder Delegation berücksichtigt werden. Maßgeblich sind die geltenden Anforderungen, die Kompetenz der ausführenden Person und der Standard des Dienstes. Eine Umverteilung von Aufgaben ist keine pauschale Ersatzlösung für fehlende Fachkräfte. Kläre Zweifelsfälle anhand der einschlägigen Vorgaben und internen Verfahrensanweisungen.

Die neue bundesweite Pflegefachassistenzausbildung beginnt zum 1. Januar 2027 und ist grundsätzlich auf 18 Monate ausgelegt. Sie soll die bisher unterschiedlichen landesrechtlichen Ausbildungen vereinheitlichen. Für die Personalentwicklung kann das Anlass sein, Ausbildungs- und Einsatzplanung zu prüfen. Welche konkreten Aufgaben und Einsatzmöglichkeiten sich daraus für Deinen Dienst ergeben, ist anhand der geltenden Regelungen und Primärdokumente zu klären.

Arbeitsrecht, Finanzierung und aktuelle Einordnung

Bei Personalmaßnahmen ist zu unterscheiden, auf welcher Ebene eine Vorgabe gilt. Gesetzliche Regelungen bilden den rechtlichen Rahmen. Tarifvertrag und Arbeitsvertrag können Arbeitsbedingungen konkretisieren. Rahmenverträge und Landesregelungen sowie Vereinbarungen mit Kostenträgern betreffen je nach Thema weitere Anforderungen. Interne Regelungen des Dienstes müssen dazu passen und dürfen nicht mit gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben verwechselt werden.

Der Pflegemindestlohn hat seit Juli 2026 neue Werte; die nächste Anpassung ist für Juli 2027 vorgesehen. Konkrete Beträge sind hier nicht aufgeführt. Prüfe die aktuellen Angaben beim Bundesministerium für Gesundheit und in der geltenden Pflegearbeitsbedingungenverordnung. Welche Bedingungen im Einzelfall gelten, kann zusätzlich von Tarifbindung, Arbeitsvertrag und weiteren einschlägigen Regelungen abhängen.

Das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege ist am 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Aus dieser Information allein lassen sich keine konkreten betrieblichen Befugnisse oder Änderungen für einen einzelnen Dienst ableiten. Prüfe die einschlägigen Vorschriften und deren Umsetzung, bevor Du daraus Aufgaben oder Zuständigkeiten veränderst.

Status: Die genannten Änderungen zum Gesetz und zur Pflegefachassistenzausbildung sind geltend beziehungsweise beschlossen und terminiert wie oben beschrieben. Zu darüber hinausgehenden politischen Vorschlägen enthält dieser Beitrag keine Aussage. Sie dürfen nicht als geltendes Recht behandelt werden, solange sie nicht verbindlich beschlossen und in Kraft getreten sind.

Typische Fehler und Missverständnisse

• Bestandszahlen als Mangelquote lesen: Die Zahl der Dienste oder versorgten Pflegebedürftigen sagt nicht, wie viele Stellen unbesetzt sind.
• Nur auf Neueinstellungen setzen: Wenn Dienstplanung, Einarbeitung oder Bindung nicht mitbetrachtet werden, bleibt ein Teil der betrieblichen Ursachen möglicherweise bestehen.
• Alle Engpässe gleich behandeln: Schwierigkeiten bei der Bewerbungszahl unterscheiden sich von Problemen bei Vertretung, Touren oder Qualifikationsabdeckung.
• Aufgaben ohne Kompetenzprüfung verschieben: Qualifikation, Delegation, ärztliche Anordnung und interne Standards bleiben maßgeblich.
• Politische Ankündigungen als geltende Vorgabe umsetzen: Prüfe Status und Primärdokument, bevor Du betriebliche Verfahren änderst.

Was bedeutet das für die Praxis?

1. Definiere den Engpass: Beschreibe, welche Leistung, Schicht, Tour oder Qualifikation betroffen ist.
2. Erstelle eine belastbare Ausgangslage: Führe offene Stellen, Besetzungsdauer, Ausfälle, kurzfristige Änderungen und nicht realisierte Kapazitäten getrennt auf.
3. Beziehe das Team ein: Frage strukturiert nach Belastungen und Hindernissen. Unterscheide Einzelrückmeldungen von wiederkehrenden Mustern.
4. Priorisiere Maßnahmen: Wähle einen konkreten Ansatz, benenne Verantwortliche und prüfe nach einem festgelegten internen Zeitraum, ob sich die Situation verändert.
5. Prüfe die Rahmenbedingungen: Gleiche Arbeitszeit- und Aufgabenplanung mit Gesetz, Tarif- und Arbeitsvertrag, Landesregelungen, Vereinbarungen mit Kostenträgern und internen Vorgaben ab.
6. Aktualisiere die Analyse: Arbeitsmarkt, Vergütung und gesetzliche Rahmenbedingungen können sich verändern. Nutze aktuelle Primärquellen und dokumentiere, wann Du die Vorgaben geprüft hast.

Häufige Fragen

Beweist die Pflegestatistik 2023 einen Fachkräftemangel?

Nein. Sie zeigt unter anderem die Zahl der ambulanten Dienste und der versorgten Pflegebedürftigen, aber keine direkte Zahl unbesetzter Stellen. Für die betriebliche Personalplanung brauchst Du eigene Daten und eine regionale Einordnung.

Kann die Pflegefachassistenzausbildung ab 2027 kurzfristig Personalengpässe lösen?

Sie beginnt am 1. Januar 2027 und ist grundsätzlich auf 18 Monate ausgelegt. Sie ist deshalb keine unmittelbare Lösung für einen aktuellen Engpass. Konkrete Einsatzmöglichkeiten müssen anhand der geltenden Regelungen und der Anforderungen an Aufgaben und Qualifikation geprüft werden.

Müssen ambulante Dienste den Pflegemindestlohn seit Juli 2026 berücksichtigen?

Die neuen Werte gelten seit Juli 2026. Prüfe die konkreten Beträge in der aktuellen Pflegearbeitsbedingungenverordnung und beim Bundesministerium für Gesundheit. Tarifvertrag, Arbeitsvertrag und weitere Bedingungen können für die Einordnung zusätzlich relevant sein.

Wo sollte eine PDL mit der Analyse beginnen?

Beginne bei einem klar abgegrenzten Engpass und gleiche Dienstplan, tatsächliche Ausfälle, Tourenbesetzung und Rückmeldungen des Teams ab. So wird sichtbar, ob zuerst Personalgewinnung, Planung, Vertretung oder Aufgabenverteilung geprüft werden sollte.

Rechtsstand und Quellen

Rechtsstand: Oktober 2026 – vor Anwendung gegen die verlinkte Primärquelle prüfen. Der Beitrag ordnet bundesweite Angaben ein; Arbeitsbedingungen und Umsetzung können von Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Landesregelungen und Vereinbarungen mit Kostenträgern abhängen. Prüfe aktuelle Einzelheiten beim Statistischen Bundesamt, beim Bundesministerium für Gesundheit, beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales und in den einschlägigen Primärdokumenten.