Pflegedienst gründen: Diese Kosten musst Du realistisch planen

Das Wichtigste in Kürze

• Die Gründungskosten bestehen aus einmaligen Ausgaben, laufenden Kosten und dem Kapital, das Du brauchst, bis Einnahmen regelmäßig eingehen.
• Personal ist ein zentraler Kostenblock. Plane nicht nur Bruttolöhne, sondern auch Arbeitgeberkosten, Ausfallzeiten, Einarbeitung und den organisatorischen Aufwand ein.
• Fahrzeug- und Tourenplanung beeinflussen sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufende Wirtschaftlichkeit.
• Eine Beispielrechnung ist nur dann nützlich, wenn ihre Annahmen sichtbar sind. Die folgende Rechnung ist ausdrücklich fiktiv und ersetzt keine individuelle Finanz- oder Steuerberatung.
• Prüfe vor der Gründung gesondert, welche rechtlichen, vertraglichen und landesbezogenen Voraussetzungen für Dein konkretes Angebot gelten.

Welche Kosten entstehen, wenn Du einen Pflegedienst gründest?

Eine einzelne allgemeingültige Gründungssumme gibt es nicht. Ein Dienst mit kleinem Startteam, wenigen Fahrzeugen und überschaubaren Räumen hat eine andere Kostenstruktur als ein Betrieb mit mehreren Touren, längeren Einsatzgebieten oder unterschiedlichen Leistungsangeboten. Auch der Zeitpunkt, zu dem Einnahmen verlässlich fließen, wirkt sich auf den Kapitalbedarf aus.

Für die Planung hilft eine Trennung in drei Gruppen:

1. Einmalige Gründungsausgaben: etwa Beratung, Einrichtung, Arbeitsmittel oder notwendige technische Ausstattung.
2. Laufende Betriebskosten: etwa Personal, Fahrzeuge, Räume, Kommunikation, Versicherungen und laufende Verwaltung.
3. Liquiditätsreserve: Geld für die Zeit, in der Kosten bereits entstehen, Einnahmen aber noch nicht regelmäßig oder vollständig eingehen.

Die konkrete Höhe dieser Positionen musst Du anhand von Angeboten, Personalplanung und den für Dich geltenden Anforderungen ermitteln. Die folgenden Kategorien sind ein Arbeitsraster, keine Aussage darüber, welche Ausstattung in jedem Fall vorgeschrieben ist.

Einmalige Ausgaben zum Start

Kostenbereich	Was Du für Deine Planung zusammentragen solltest
Beratung und Vorbereitung	Angebote für fachliche, rechtliche oder steuerliche Beratung; Zuständigkeit und Umfang mit den jeweiligen Fachleuten klären
Räume und Einrichtung	mögliche Kaution, erste Mietzahlungen, Arbeitsplatz- und Besprechungsausstattung sowie notwendige Anpassungen
Fahrzeuge	Kauf, Leasing oder andere vertragliche Lösung; zusätzlich die Kosten für die Inbetriebnahme und Ausstattung prüfen
Arbeitsmittel	Diensthandys, Computer, Druck- und Kommunikationsbedarf sowie geeignete Softwarelösungen
Personalgewinnung	Aufwendungen für Suche, Auswahl und Einarbeitung neuer Beschäftigter
Betriebsstart	Materialien und sonstige Ausgaben, die vor dem ersten regulären Betrieb anfallen

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Kaufpreis und Finanzierungsbelastung. Ein Fahrzeugkauf kann eine hohe einmalige Zahlung auslösen. Ein Leasing- oder Finanzierungsvertrag verteilt Zahlungen möglicherweise über einen längeren Zeitraum, bindet aber ebenfalls künftige Liquidität. Vergleiche deshalb nicht nur den Einstiegspreis, sondern auch Laufzeit, laufende Zahlung und Vertragsbedingungen.

Laufende Kosten im Betrieb

Die monatlichen Ausgaben sollten möglichst vollständig erfasst werden. Trenne dabei feste Kosten von Kosten, die mit der Zahl der Touren oder Beschäftigten wachsen.

• Personal: Löhne und Gehälter, Arbeitgeberkosten, Einarbeitung, Fortbildung und Kosten, die bei Ausfällen oder Vertretung entstehen können.
• Fahrzeuge und Wege: laufende Fahrzeugkosten, Kraftstoff beziehungsweise Energie, Wartung und die Zeit, die Beschäftigte unterwegs sind.
• Räume und Betrieb: Miete, laufende Nebenkosten, Reinigung und Arbeitsplatzbedarf.
• Verwaltung und Kommunikation: Telefonie, IT, Buchhaltung, Abrechnung, Personalverwaltung und weitere Verwaltungsaufgaben.
• Qualität und Organisation: Zeit und Mittel für interne Abläufe, Einarbeitung, Dokumentation und die Bearbeitung von Rückmeldungen oder Problemen.
• Versicherungen und externe Leistungen: die für Dein Unternehmen passenden Angebote und Verträge prüfen lassen.

Vermeide Doppelzählungen. Wenn ein Angebot bereits Wartung oder bestimmte Dienstleistungen einschließt, darf derselbe Posten nicht zusätzlich als voller Einzelbetrag in der Planung stehen. Umgekehrt solltest Du prüfen, ob im Angebot Kosten fehlen, die später separat anfallen.

Personalkosten realistisch kalkulieren

Für einen ambulanten Dienst reicht es nicht, die geplanten Bruttolöhne zu addieren. Für die Finanzplanung brauchst Du die tatsächlichen Arbeitgeberkosten. Welche Zuschläge, Nebenleistungen oder weiteren Kosten zu berücksichtigen sind, hängt unter anderem von den konkreten Arbeitsverhältnissen und den geltenden Bedingungen ab. Lass die Berechnung deshalb mit der Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung für Deinen Betrieb prüfen.

Für Pflegekräfte gilt zudem der Pflegemindestlohn. Nach der Pflegearbeitsbedingungenverordnung beträgt er ab 1. Juli 2026 mindestens:

Beschäftigtengruppe	Pflegemindestlohn ab 1. Juli 2026
Pflegehilfskräfte	16,52 Euro je Stunde
Qualifizierte Pflegehilfskräfte	17,80 Euro je Stunde
Pflegefachkräfte	21,03 Euro je Stunde

Die Empfehlung der Pflegekommission läuft bis zum 30. September 2028; maßgeblich ist die jeweilige Pflegearbeitsbedingungenverordnung. Für Beschäftigte mit einer Fünf-Tage-Woche sind neun zusätzliche Urlaubstage pro Kalenderjahr vorgesehen. Prüfe bei der Umsetzung die jeweils geltende Regelung und die Einordnung der konkreten Beschäftigung.

Der Pflegemindestlohn ist kein vollständiger Personalbudgetsatz. Er sagt allein noch nichts darüber aus, welche Gesamtpersonalkosten in Deinem Dienst entstehen. In der Finanzplanung brauchst Du deshalb eine eigene Kalkulation pro Stelle oder Beschäftigtengruppe. Vergleiche dabei nicht unbesehen Tarifvertrag, Arbeitsvertrag und gesetzliche Vorgabe: Sie sind unterschiedliche Grundlagen. Welche davon für Dein Unternehmen gelten, muss im Einzelfall geprüft werden.

Einnahmen und Liquidität getrennt betrachten

Ein geplanter Umsatz ist nicht automatisch verfügbares Geld. Für Deine Liquiditätsplanung zählt, wann Zahlungen eingehen und welche Kosten vorher fällig werden. Kalkuliere daher monatlich und stelle erwartete Zahlungseingänge den tatsächlichen Fälligkeiten gegenüber.

Bei Leistungen der Pflegeversicherung können zum Beispiel die Pflegesachleistungsbudgets eine Rolle spielen. Diese Beträge sind Leistungsbudgets und nicht automatisch der Umsatz, den Dein Dienst je versorgter Person erhält. Die konkrete Abrechnung hängt von den vereinbarten Leistungen und den maßgeblichen Vereinbarungen ab. Pflegekassenleistungen, häusliche Krankenpflege und andere Leistungen darfst Du in der Planung nicht ohne Prüfung zu einem einheitlichen Satz zusammenfassen.

Erstelle mindestens drei Szenarien:

• Vorsichtig: langsamere Auslastung, verzögerte Einnahmen und höhere Anlaufkosten.
• Mittlere Planung: Deine realistische Erwartung auf Basis der konkreten Personal- und Nachfrageplanung.
• Belastungsszenario: zum Beispiel geringere Auslastung oder höhere Ausgaben, ohne diese Annahmen als sichere Prognose auszugeben.

Die Szenarien helfen Dir, eine Finanzierung nicht nur an einem günstigen Startverlauf auszurichten. Welche Reserve angemessen ist, lässt sich nicht pauschal festlegen; sie hängt von Deinen Kosten, Verträgen und erwarteten Zahlungseingängen ab.

Fiktives Praxisbeispiel: vom Startbudget zur Liquiditätsreserve

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv. Sämtliche Beträge, Zeiträume und Planannahmen sind frei gewählte Rechenwerte. Sie bilden weder typische Kosten noch eine Empfehlung für einen realen Pflegedienst ab.

Eine Gründerin plant einen kleinen ambulanten Pflegedienst. Für das Beispiel setzt sie vier Beschäftigte in der Pflege und eine Person für Verwaltung an. Sie entscheidet sich zunächst für zwei Fahrzeuge und kleine Büroräume. Vor der Entscheidung holt sie Angebote ein und lässt die konkreten Anforderungen für ihr Leistungsangebot sowie die Vertrags- und Landesbedingungen prüfen.

Sie verwendet für ihre interne Modellrechnung folgende angenommenen einmaligen Ausgaben:

Einmalige Position	Fiktiver Ansatz
Vorbereitung und externe Beratung	4.000 Euro
Ausstattung und Einrichtung der Räume	8.000 Euro
Arbeitsmittel und IT zum Start	6.000 Euro
Startbezogene Fahrzeugausgaben	12.000 Euro
Personalgewinnung und Einarbeitung	3.000 Euro
Summe einmalige Ausgaben	33.000 Euro

Die Summe ist korrekt addiert: 4.000 + 8.000 + 6.000 + 12.000 + 3.000 = 33.000 Euro. Die Gründerin prüft anschließend, welche Zahlungen vor Betriebsbeginn fällig werden und welche sich zeitlich anders verteilen. Sie verwendet die Summe daher nicht automatisch als vollständigen Kapitalbedarf.

Für die laufende Planung setzt sie folgende fiktive Monatskosten an. Der Personalposten ist ausdrücklich bereits als angenommener Gesamtbetrag einschließlich der im Beispiel kalkulierten Arbeitgeberkosten eingetragen. Er ist kein Lohnsatz und keine allgemeingültige Personalkostenquote.

Laufende Position pro Monat	Fiktiver Ansatz
Personal einschließlich angenommener Arbeitgeberkosten	28.000 Euro
Räume und laufende Nebenkosten	2.000 Euro
Fahrzeuge und Wege	3.000 Euro
Verwaltung, Kommunikation und IT	1.500 Euro
Sonstige laufende Betriebsausgaben	1.500 Euro
Summe laufende Kosten pro Monat	36.000 Euro

Die Addition ergibt 28.000 + 2.000 + 3.000 + 1.500 + 1.500 = 36.000 Euro pro Monat. Für den Anlauf nimmt sie im Modell an, dass die regelmäßigen Einnahmen erst nach drei Monaten in der geplanten Höhe verfügbar sind. Um diesen Zeitraum zu überbrücken, setzt sie vereinfachend drei Monatsbeträge der laufenden Kosten an: 3 × 36.000 = 108.000 Euro.

Ihr vorläufiger Finanzierungsbedarf beträgt damit im Beispiel 33.000 Euro einmalige Ausgaben plus 108.000 Euro für drei Monate laufende Kosten, insgesamt 141.000 Euro. Zusätzlich prüft sie, welche weiteren Zahlungen oder zeitlichen Abweichungen in ihrer konkreten Planung fehlen. Sie behandelt die 141.000 Euro deshalb als Modellwert, nicht als endgültigen Kapitalbedarf.

Die Entscheidung der Gründerin: Sie startet nicht allein auf Grundlage der Anschaffungssumme von 33.000 Euro. Stattdessen lässt sie die monatlichen Kosten, die erwarteten Zahlungseingänge und die Annahme zum Einnahmenbeginn überprüfen. Wenn sich der geplante Zeitraum oder einzelne Angebote ändern, rechnet sie die Reserve neu. So verhindert sie, dass eine rechnerisch vollständige Einkaufsliste mit einem tragfähigen Finanzplan verwechselt wird.

Checkliste: Kosten vor dem Start erfassen

Nutze die Tabelle als Arbeitsblatt. Trage reale Angebote und Deine eigenen Annahmen ein. Markiere offene Punkte, statt fehlende Werte durch Schätzungen als Tatsachen zu ersetzen.

Prüffrage	Erledigt?	Was noch zu klären ist
Sind einmalige Ausgaben und monatliche Kosten getrennt?	☐	Angebote, Fälligkeiten und Zahlungszeitpunkte eintragen
Sind die Arbeitgeberkosten je geplanter Stelle kalkuliert?	☐	Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung einbeziehen
Sind Löhne und Beschäftigungsbedingungen geprüft?	☐	Gesetzliche Vorgaben, Tarifvertrag und Arbeitsvertrag auseinanderhalten
Sind Fahrzeuge einschließlich laufender Kosten berücksichtigt?	☐	Kauf, Leasing oder andere Lösung anhand der Vertragskosten vergleichen
Sind Räume, Ausstattung, IT und Kommunikation erfasst?	☐	Einmalige und wiederkehrende Zahlungen getrennt notieren
Ist der Zeitraum bis zu regelmäßigen Einnahmen als Annahme ausgewiesen?	☐	Zahlungseingänge und Fälligkeiten im Monatsplan gegenüberstellen
Sind die vorgesehenen Leistungen und Abrechnungswege geprüft?	☐	Vereinbarungen mit Kostenträgern und zuständige Stellen einbeziehen
Sind landes- oder vertragsabhängige Anforderungen offen ausgewiesen?	☐	Im jeweiligen Bundesland und in den konkreten Verträgen nachprüfen
Gibt es ein vorsichtiges Szenario für die Liquidität?	☐	Annahmen und Auswirkungen rechnerisch darstellen
Sind Steuer- und Finanzierungsfragen fachlich geprüft?	☐	Steuerberatung beziehungsweise Finanzierungspartner einbeziehen

Typische Fehler aus der Praxis

1. Nur die Anschaffungen rechnen

Einrichtung, Computer und Fahrzeuge lassen sich leicht auflisten. Laufende Personal- und Betriebskosten fallen dagegen oft Monat für Monat an. Plane deshalb einmalige Ausgaben und laufenden Finanzierungsbedarf getrennt und rechne beide in einer Gesamtsicht zusammen.

2. Personalkosten mit dem Bruttolohn gleichsetzen

Der Bruttolohn ist nicht automatisch der vollständige Aufwand des Arbeitgebers. Werden Arbeitgeberkosten, Einarbeitung oder Vertretungsbedarf ausgelassen, wirkt der Dienst auf dem Papier günstiger, als er ist. Lass die Personalkosten für die konkrete Beschäftigungsstruktur fachlich kalkulieren.

3. Einnahmen ab dem ersten Betriebstag ansetzen

Ein Betriebsstart bedeutet nicht, dass sofort regelmäßige Zahlungseingänge in der geplanten Höhe vorliegen. Wenn Du Einnahmen ohne zeitliche Verzögerung ansetzt, kann eine rechnerisch ausgeglichene Jahresplanung trotzdem einen Engpass im Startzeitraum verbergen. Stelle deshalb monatliche Fälligkeiten und Zahlungseingänge gegenüber.

4. Leistungsbudgets als garantierten Umsatz behandeln

Ein Pflegeleistungsbetrag ist nicht automatisch ein fester Umsatzbetrag für Deinen Dienst. Die Einnahmen hängen von den vereinbarten und erbrachten Leistungen sowie den geltenden Abrechnungsbedingungen ab. Plane mit konkreten Vereinbarungen und prüfe offene Fragen mit den Kostenträgern.

5. Fahrzeugkosten auf Kauf oder Leasing reduzieren

Der Preis oder die monatliche Rate zeigt nicht alle laufenden Kosten und Bindungen. Wartung, Wege und Vertragsbedingungen können die Wirtschaftlichkeit beeinflussen. Vergleiche die vollständigen Kosten über den geplanten Zeitraum und berücksichtige, wie viele Touren und Einsatzwege Deine Planung vorsieht.

6. Vertrags- und Landesunterschiede übergehen

Regelungen können je nach Bundesland, Rahmenvertrag, Vereinbarung mit Kostenträgern und konkretem Leistungsangebot unterschiedlich sein. Wer ungeprüft Annahmen aus einem anderen Bundesland oder einem anderen Dienst übernimmt, riskiert eine unpassende Kalkulation. Führe diese Punkte als offene Prüfliste und kläre sie vor verbindlichen Zusagen.

7. Eine einzige Prognose als sichere Entwicklung darstellen

Auslastung, Kosten und Zahlungseingänge sind Planungsannahmen. Wenn Du nur ein Szenario rechnest, bleibt unklar, wie empfindlich Dein Finanzierungsbedarf auf Abweichungen reagiert. Ergänze eine vorsichtige Variante und dokumentiere, welche Annahmen sich verändert haben.

8. Geld für laufende Kosten mit frei verfügbarer Reserve verwechseln

Ein Betrag kann im Kontostand vorhanden, aber bereits für Löhne, Miete oder andere fällige Zahlungen eingeplant sein. Ordne die Liquidität deshalb nach Fälligkeit und Verwendungszweck. Die Reserve sollte nicht nur als Restbetrag nach den Anschaffungen betrachtet werden.

Was bedeutet das für die Praxis?

Wenn Du einen Pflegedienst gründen willst, führe die Planung in einer Tabelle oder einem Finanzplan zusammen. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Kostenpositionen aufzuschreiben, sondern jede Position mit Betrag, Zahlungszeitpunkt, Quelle und Status zu versehen: verbindliches Angebot, Vertrag, fachlich geprüfte Berechnung oder eigene Annahme.

Trenne außerdem die Zuständigkeiten. Gesetzliche Vorgaben sind nicht dasselbe wie tarifliche Regelungen. Arbeitsverträge legen individuelle Beschäftigungsbedingungen fest. Rahmenverträge und Landesregelungen können für Dein konkretes Angebot relevant sein. Vereinbarungen mit Kostenträgern beeinflussen, welche Leistungen und Abrechnungswege für Deinen Betrieb gelten. Interne Regeln bestimmen, wie Du Abläufe im Dienst organisierst. Lass offene rechtliche oder steuerliche Einzelfragen von der zuständigen Stelle prüfen.

Plane wiederkehrend neu. Wenn Personalumfang, Räume, Fahrzeuge, Leistungsangebot oder Startzeitpunkt sich ändern, kann sich auch der Kapitalbedarf ändern. Aktualisiere dann sowohl die laufende Kostenrechnung als auch die Liquiditätsübersicht. Ein Gründungsplan bleibt eine Arbeitsgrundlage, keine Garantie für den späteren Geschäftsverlauf.

Nächste Schritte

1. Leistungsangebot und regionale Voraussetzungen konkretisieren. Halte fest, welche Leistungen Du anbieten willst, und prüfe dazu die einschlägigen Landesregelungen, Rahmenverträge und Vereinbarungen mit Kostenträgern.
2. Echte Kostenangebote einholen. Sammle Angebote für Räume, Fahrzeuge, IT, Beratung und weitere Startausgaben; notiere jeweils Zahlungszeitpunkt und Vertragsbindung.
3. Personal- und Liquiditätsplan erstellen. Berechne Arbeitgeberkosten mit fachlicher Unterstützung und stelle monatliche Ausgaben den erwarteten Zahlungseingängen gegenüber.
4. Finanzierung und offene Fachfragen prüfen lassen. Kläre steuerliche, rechtliche und finanzielle Einzelfragen mit Steuerberatung, Rechtsberatung und den jeweils zuständigen Stellen.

Häufige Fragen

Wie viel Startkapital brauche ich für einen Pflegedienst?

Das lässt sich ohne konkrete Planung nicht verlässlich pauschal beantworten. Maßgeblich sind unter anderem Personal, Räume, Fahrzeuge, Startausgaben und die Zeit, bis Einnahmen regelmäßig eingehen. Berechne daher einen individuellen Finanzierungsbedarf aus Angeboten und ausdrücklich gekennzeichneten Annahmen.

Welche Kosten sollte ich zuerst prüfen?

Beginne mit den wiederkehrenden Kosten, insbesondere Personal, Räumen, Fahrzeugen und Verwaltung. Danach stellst Du einmalige Ausgaben und den erwarteten Zeitraum bis zu regelmäßigen Zahlungseingängen gegenüber. So wird sichtbar, ob nicht nur der Betriebsstart, sondern auch der laufende Betrieb finanzierbar ist.

Kann ich die Pflegeleistungsbeträge als Umsatz ansetzen?

Nicht ohne Prüfung. Pflegeleistungsbeträge sind Leistungsbudgets und nicht automatisch ein fester Erlös Deines Pflegedienstes. Für die Umsatzplanung sind die konkreten Leistungen, Abrechnungswege und Vereinbarungen maßgeblich.

Wo kläre ich landes- oder vertragsabhängige Anforderungen?

Prüfe die Regelungen für Dein Bundesland und Dein konkretes Leistungsangebot. Dazu können Rahmenverträge, Vereinbarungen mit Kostenträgern und interne Anforderungen gehören. Bei rechtlichen oder steuerlichen Einzelfragen sind Rechts- beziehungsweise Steuerberatung zuständig.

Rechtsstand und Quellen

Rechtsstand: Oktober 2026 – vor Anwendung gegen die verlinkte Primärquelle prüfen. Die genannten Pflegemindestlöhne gelten ab 1. Juli 2026 nach der jeweiligen Pflegearbeitsbedingungenverordnung; Einzelheiten zu Beschäftigung, Abrechnung und Gründungsvoraussetzungen können von Landesregelungen, Tarif- und Arbeitsverträgen sowie Vereinbarungen mit Kostenträgern abhängen. Prüfe dazu insbesondere die Pflegearbeitsbedingungenverordnung, die einschlägigen Regelungen im SGB V und SGB XI sowie die für Dein Angebot geltenden Verträge.